Оцифровка бумажный почты

Любая компания ежемесячно получает несколько тысяч почтовых отправлений – как бумажных, так и электронных. А ведь каждое из них нужно рассмотреть, классифицировать, доставить нужному сотруднику или направить на хранение. Порой на обработку почты уходит ¼ времени рабочего дня. Не самое рациональное распределение рабочего времени в 21 веке!

Решение задачи

Предлагаем современное и разумное решение этой проблемы – Digital Mailroom (оцифровку бумажной почты). Это система сортировки получаемых писем, их сканирования и перенаправления именно туда, где их ждут. Заказ отправится свободному менеджеру, претензия – в отдел работы с клиентами, выставленный счёт – в бухгалтерию, пришедшее резюме кандидата на должность – в отдел кадров и т.д. Невероятное удобство! При оцифровке бумажной почты используются все форматы, от Word до PDF.

Заказывая услугу Digital Mailroom, компания получает:

— существенную экономию времени. Фактически вся обработка и отсылка происходит автоматически – «умная система» распознаёт содержание письма и перенаправляет его в нужное подразделение;
— быстрое принятие решений. Поскольку актуальная информация доставляется мгновенно, паузы в бизнес-процессах сокращаются. А время, как известно, деньги. Так что преобразование «сырых» данных в полезные сведения – это ещё и рост доходов предприятия;
— более качественное обслуживание клиентов. Файл клиента (заказ, вопрос, отзыв) мгновенно поступает в отдел обслуживания. Консультанты быстро реагируют на запросы, что день за днём повышает лояльность клиентов;
— отслеживание каждого документа. При оцифровке бумажной почты получается не просто изображение, а файл с записью всех выполненных с ним действий. К примеру, документ поступил в бухгалтерию такого-то числа, в этот же день открыт таким-то сотрудником и перенаправлен в такой-то отдел;
— простота работы «на удалёнке». Как бы далеко ни находились сотрудники от главного офиса, они будут вовремя получать нужные сведения;
— снижение риска потерять данные – Digital Mailroom ведёт строгий учёт поступающей корреспонденции.

К вашим услугам –  наш опыт по оцифровке бумажной почты и её маршрутизации. Будьте уверены: важные данные окажутся в нужное время в нужном месте. Больше никакой потери времени, досадной путаницы и простоев в работе. Когда у вас на службе Digital Mailroom, всё просто и быстро.