Оформление документов по личному составу
Документы по личному составу - это те документы, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудника. К ним относятся трудовые договора, распорядительные документы, списки личного состава, тарификационные ведомости и прочие документы, на основе которых ведется кадровый учет предприятия.
Кто отвечает за надлежащее оформление
За надлежащее оформление и ведение документации по личному составу несет ответственность кадровое подразделение. Для удобства текущего пользования информацией документы по личному составу оформляются отделом кадров, следующим образом:
- Формируются дела для каждого типа документов: для личных дел, для приказов по личному составу, протоколов заседаний и т.д. Заголовки должны отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел кадровой службы;
- Каждому делу присваивается учетный номер, а также вкладывается первоначальная внутренняя опись;
- Обеспечивается их безопасное конфиденциальное текущее хранение: в сейфе или запирающемся на ключ шкафу, корешками наружу. Для удобства рекомендуется располагать их в алфавитном порядке или по порядковым номерам.
- Подшивка. Все листы дела нумеруются и скрепляются между собой нитью на четыре прокола, затем место прошива скрепляется печатью организации и подписью ответственных лиц.
- Составление внутренней описи (или уточнение уже существующей). Для личных она составляется с перечислением фамилий уволенных сотрудников и уточнением страниц, на которых содержится информация по каждому человеку.
- Оформление обложки дела. На ней указываются необходимые реквизиты: название, дата, срок хранения документов , номер и тд.
Процесс передачи оформленных документов по личному составу
Следует помнить, что передача кадровых документов на архивное хранение должно осуществляться не позднее трех лет с момента их изъятия из делопроизводства.
Сам процесс сдачи в архив происходит под контролем сотрудника архивного подразделения, который проверяет полноту и правильность оформления дел. Если на этом этапе были выявлены недочеты и ошибки, то они оперативно исправляются отделом кадров. Архивариус принимает дела строго по составленной описи, проставляя отметки о наличии каждого пункта.
Ответственность за сохранность и нераспространение личной информации
Организация отвечает за сохранность и нераспространение личной информации даже после передачи личных дел в архив, поэтому стоит также позаботиться о безопасности архивного помещения.
Обращайтесь к специалистам
Наши специалисты оказывают услуги по оформлению и обработке документов по личному составу, с последующий передачей документов в архив, включая согласование с принимающим архивом.
Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.
смотрите также:
Систематизация бухгалтерских документов
Научно-техническая обработка документов
Сложности при создании электронного архива
Наши клиенты
