Оформление документов по личному составу

Документы по личному составу - это те документы, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудника. К ним относятся трудовые договора, распорядительные документы, списки личного состава, тарификационные ведомости и прочие документы, на основе которых ведется кадровый учет предприятия.

Кто отвечает за надлежащее оформление

За надлежащее оформление и ведение документации по личному составу несет ответственность кадровое подразделение. Для удобства текущего пользования информацией документы по личному составу  оформляются отделом кадров, следующим образом:

  • Формируются дела для каждого типа документов: для личных дел, для приказов по личному составу, протоколов заседаний и т.д. Заголовки должны отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел кадровой службы;
  • Каждому делу присваивается учетный номер, а также вкладывается первоначальная внутренняя опись;
  • Обеспечивается их безопасное конфиденциальное текущее хранение: в сейфе или запирающемся на ключ шкафу, корешками наружу. Для удобства рекомендуется располагать их в алфавитном порядке или по порядковым номерам.
  • Подшивка. Все листы дела нумеруются и скрепляются между собой нитью на четыре прокола, затем место прошива скрепляется печатью организации и подписью ответственных лиц.
  • Составление внутренней описи (или уточнение уже существующей). Для личных она составляется с перечислением фамилий уволенных сотрудников и уточнением страниц, на которых содержится информация по каждому человеку.
  • Оформление обложки дела. На ней указываются необходимые реквизиты: название, дата, срок хранения документов , номер и тд.

Процесс передачи оформленных документов по личному составу

Следует помнить, что передача кадровых документов на архивное хранение должно осуществляться не позднее трех лет с момента их изъятия из делопроизводства. 
Сам процесс сдачи в архив происходит под контролем сотрудника архивного подразделения, который проверяет полноту и правильность оформления дел. Если на этом этапе были выявлены недочеты и ошибки, то они оперативно исправляются отделом кадров. Архивариус принимает дела строго по составленной описи, проставляя отметки о наличии каждого пункта.

Ответственность за сохранность и нераспространение личной информации

Организация отвечает за сохранность и нераспространение личной информации даже после передачи личных дел в архив, поэтому стоит также позаботиться о безопасности архивного помещения.

Обращайтесь к специалистам

Наши специалисты оказывают услуги по оформлению и обработке документов по личному составу, с последующий  передачей документов в архив, включая согласование с принимающим архивом.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.


смотрите также:

Аудит архива

Передача документов в государственный архив

Разработка номенклатуры дел в организации

Почему лучше доверять обработку архива профессионалам

Как сшивать дела при передаче в архив

Наши клиенты