Оперативное хранение документов

Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой. 

Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов. 

Принципы оперативного хранения документов 

  • Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 °C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;
  • Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом. 
  • Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам.
  • Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов  является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки - иметь максимально информативные подписи, а каждое дело - содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе. 
  • Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответствующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.

Позитивные моменты при выполнении принципов хранения документов

Выполнение этих условий гарантирует сохранность ваших документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений. 

Итоги выполнения правил

Компании, уделяющие оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством и проверяющими органами. Найти документ в архиве для таких фирм - дело одной минуты. 

Удобный вариант  ведение архива предприятия сторонней организацией.  

Данное  решение позволяет.  

Компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве.

 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.


смотрите также:

Закон об архивном деле в РФ от 22.10.04 №125-ФЗ

Хранение и уничтожение архивных дел на магнитных носителях

Основные правила перемещение архивов

Как правильно рассчитать стоимость архивных услуг?

Передача документов внутри организации

Наши клиенты