Опись дел постоянного хранения

Составление архивных описей представляет собой создание справочника, который содержит в себе систематизированный список архивного фонда и коллекции. Архивная опись необходима для учета единиц сохранения, а также раскрытия их содержания. Она является главным, базовым архивным справочником. Именно к нему обращаются исследователи, как только попадают в архив.

Опись дел архивного фонда

Опись дел архивного фонда — это самая настоящая основа для создания других справочников архива, а именно: указателей, обзоров, каталогов и путеводителей. Именно поэтому составление архивных описей должно быть выполнено качественно и безупречно, так как это определяющий фактор при различных проверках.

Для составления описи обратитесь к профессионалам

Многие компании пытаются составить архивную опись, полагаясь только на свои силы, что в конечном результате приводит к серьезным негативным последствиям. Чтобы архивная опись имела правильную структуру и содержимое, понадобятся профессионалы экстра-класса. Простые работники не в состоянии этого сделать по ряду очевидных причин: отсутствие опыта и практики, недостаток знаний и умений правильно разбираться в тонкостях процесса. 

Описи дел делятся на 2 вида:

-опись документов постоянного хранения ,

-опись дел временного хранения (к делам временного хранения относятся дела, срок хранения которых превышает 10 лет ). 

Опись дел постоянного хранения 

Опись дел постоянного хранения – это архивный справочник, который представляет собой систематизированный перечень заголовков дел. Её основным назначением является раскрытие состава и содержания дел, а так же их учет и систематизация.

Составление описи дел 

В каждом структурном подразделении компании описи дел составляются сотрудниками отдела документооборота. Ответственность же за их своевременное и качественное составление несут руководители подразделений.

Описи дел в поиске информации

Опись является необходимым учетным документом, а так же обеспечивает возможность оперативного поиска информации  среди большого количества документации. 

Нормы составления описи дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения составляется по установленной норме и включает в себя ряд обязательных элементов. Их совокупность в описании каждого дела называется «описательной статьей».

Пункты описательной статьи

Описательная статья, которая сопровождает опись дел постоянного хранения, должна включать в себя следующие пункты:

  • порядковый номер дела по описи
  • индекс дела
  • заголовок дела, который должен быть идентичен заголовку, указанному на обложке дела
  • дату дела
  • число листов в деле
  • примечание (если таковое существует)

Сдача описи в архив 

В соответствии с нормативными положениями, опись дел постоянного хранения ежегодно, в установленные сроки, должна передаваться либо в архив фирмы, либо в государственный архив. 

При необходимости передачи описи в государственный архив, она составляется в четырех экземплярах. Для её передачи в государственный архив необходимо утверждение описи руководителем организации и специальной архивной комиссией. 

Возможности опись дел постоянного хранения

Опись дел постоянного хранения облегчает работу с большим объемом архивной документации и является необходимым, нормативно-закрепленным, процессом. 

Услуги по составлению описи дел с последующей передачей документов (дел) в архив

Наша компания предлагает услуги по составлению описи дел с последующей передачей документов (дел) в архив. При передаче в архив на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (3 года, 5 лет, ДМН) хранения составляются описи  дел, где указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел. При составлении описи дел мы соблюдаем необходимые  следующие требования: Заголовки дел включаются в опись после проверки правильности формирования и оформления дел. При просмотре дел проверяется соответствие заголовка дела содержанию документов в нем. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером. Нумерация дел в описи - валовая.

 Звоните нам по телефону:8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.


смотрите также:

Центр обработки документов

Сканирование архива: экономия места, денег и времени

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов

Списание первичных бухгалтерских документов

Составление описи архивных дел

Наши клиенты