Опись электронных документов постоянного хранения

Все документы организаций и предприятий рассчитаны на постоянное или временное хранение. Причем этот критерий применяется как для бумажного, так и электронного архива.

В число документов постоянного хранения входит устав, учредительные бумаги, журналы, каталоги товаров, описи, отчеты и другое. Они должны сохраняться на протяжении всего срока действия организации.

Электронные документы

Электронные оригиналы документов хранятся на специальном сервере, что исключает их потерю. Это надежная система хранения, позволяющая быстро получать доступ к нужным бумагам.

Для электронных документов действуют те же сроки, что и для бумажных вариантов. Например, требуется архивная опись. В частности, она необходима для дел постоянного хранения.

Формирование описи

Опись электронных документов постоянного хранения создается следующим способом:

• выполняется обработка документов с последующей систематизацией;
• документы постоянного хранения выделяются в отдельную группу;
• документам присваивается номер;
• составляется опись.

Крайне важно правильно определить тип документа и соблюсти требования к его хранению. Если работу выполняет неопытный сотрудник, он потратит на это много времени, а также может допустить ошибки. Например, бывают случаи, когда трудно отнести документ к постоянному или временному хранению.

Два пути составления электронной архивной описи

Чтобы создать опись электронных документов постоянного хранения, можно выбрать одну из двух стратегий:

• самостоятельное решение вопроса;

• заказ услуги в архивной фирме.

Если опись создает кто-либо из ваших сотрудников, возрастет риск ошибок, поскольку человек не обладает достаточным профессионализмом. Поэтому лучше обращаться в архивную компанию и воспользоваться помощью людей с большим опытом в данной сфере. Это сэкономит время, силы, нервы и станет гарантией качественно выполненной работы.

Архивные услуги

Заказать опись электронных документов постоянного хранения вы сможете  у нас. Мы имеем большой опыт взаимодействия с различными предприятиями и организациями и окажем необходимую помощь в работе с архивом.

Благодаря такому взаимодействию, вопрос с описью решится намного проще и эффективнее. Так что доверьте работу с электронными документами профессионалам, а ваши штатные сотрудники пусть сконцентрируются на других важных вещах.