Опись личного дела работника

Формирование личного дела сотрудника начинается с момента трудоустройства и заканчивается после увольнения из компании. Личные дела хранятся в отделе кадров, а после того как работник заберет свою трудовую книжку, подлежат длительному хранению. Возможные действия с документацией выполняются в определенном порядке. В каждой папке содержится несколько бумаг. Только составляя опись документов в личном деле и систематически внося актуальные изменения, можно без труда разобраться в документации.

Что представляет собой опись личного дела?

Эта бумага облегчает работу сотрудников отдела кадров. Во время трудоустройства в опись личного дела работника заносятся наименования всех предоставленных документов. Впоследствии указываются внесенные в папку и изъятые документы. За утерю бумаг из личного дела предусмотрена ответственность. Стоит отметить, что опись составляется не ко всем делам, а только к папкам, которые впоследствии будут перемещены в архив для длительного хранения. Также требуется составлять опись содержимого папок, на лицевой стороне которых указано словосочетание «личное дело».

Как оформляется опись документов в личном деле?

Обязательного образца документа не существует. Поэтому кадровые работники могут или описывать содержимое папок в произвольной форме, или разработать и утвердить определенный шаблон. Причем этот шаблон рекомендуется официально зарегистрировать. Очень важно составить грамотное описание содержимого личного дела.

Что должно быть указано в личном деле:

• информация об организации, в которой трудоустроен сотрудник;
• личные данные работника и его штатная должность;
• список вложенных бумаг;
• информация об изъятии и повторном внесении документов.

Чтобы минимизировать время, требующееся на изучение информации на обложке, документ стоит разрабатывать в виде таблицы. Опись личного дела работника можно оформлять вручную или распечатывать шаблон на компьютере. В некоторых организациях используются фирменные бланки. Если опись документов содержит несколько страниц, то необходима их нумерация. Наши архивисты оказывают эти услуги под ключ. Свяжитесь с нашим менеджером и задайте опытному специалисту интересующие вас вопросы. Мы гарантируем, что опись каждого личного дела будет составлена оперативно и грамотно.