Организация архива

Любая компания вынуждена иметь свой архив. А это значит, что стоит задуматься о такой вещи, как грамотная организация архива.

Организация архива в работе  компании

Организация архива — вынужденный и очень важный процесс в работе любой компании. В независимости от сроков существования, любая организация должна сохранять ряд документации: например, кадровые документы, бухгалтерские документы. А это значит, что необходимо правильно организовать работу архива.

Варианты работ по организации архива 

В большинстве случаев, за такой процесс, как организация архива, отвечает отдел делопроизводства компании. Но есть еще несколько вариантов решения данной проблемы. Некоторые организации создают отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит организация и ведение архива компании. При таком выборе стоит помнить, что организация архива фирмы должна быть осуществлена при соблюдении некоторых правил. 

Правила организации архива 

• выделение отдельного помещения для размещения архива, состояние которого будет отвечать нормам хранения архивных документов,
• назначение ответственных сотрудников архива приказом руководителя организации,
• соблюдение всех законодательных норм архивного дела, принятых в Российской Федерации (причем не только при создании архива, но и при дальнейшем его ведении).

Организация архива специализированной фирмой

Однако, существует еще один способ, при котором все трудности, связанные с такой процедурой, как организация архива компании, значительно сокращаются. И этим способом является обращение в специализированную архивную фирму. Профессионалы не только ответят на все вопросы, связанные с данным процессом, но и предоставят возможность хранения архива на своей территории, помогут в ведении архива и в утилизации документов, срок хранения которых уже истек.

Выберете оптимальную форму создания архива

Организация архива — трудоемкий процесс. В независимости от того, какой из вариантов создании архива выбрала компания, не стоит забывать, что архив существует не только для того, чтобы хранить документацию, но и для того, чтобы периодически работать с ней. А это значит, что необходимо не только выбрать оптимальную форму создания архива, но и установить четкие правила работы с ним. 

Ведение архива предприятия сторонней организацией

Управление и ведение архива предприятия сторонней организацией позволяет компаниям сконцентрироваться на собственном бизнесе, снизить финансовые риски, минимизировать управленческие и финансовые затраты. Сторонние организации берут на себя все обязательства необходимые для полноценного функционирование архива.
В итоге получается, что суммы, потраченные на оплату управления и ведения архива организацией, могут оказаться заметно меньше, чем те средства. Что тратятся на содержание собственной архивной службы. При этом качество оказываемых услуг по ведению архива – на высоте. Специалисты таких организаций обычно всегда в курсе всех изменений в законодательстве. Ведение архива специалистами ООО «Архивный Сервис» производится с учетом пожеланий клиента. Отчетность предоставляется по первому требованию в той форме, которая удобна клиенту. 

Уничтожить документы с истекшими сроками хранения. Как это сделать? 

Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения следующий. В первую очередь   специалисты  ООО «Архивный Сервис»  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению и те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел. Все  проблемы связанные с этими вопросами, ООО «Архивный Сервис» способен решить с помощью своих квалифицированных специалистов. Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем решить этот вопрос.