Организация архивной работы в государственных и коммерческих компаниях

Без создания архива сегодня никак не обойтись. За год-два горы папок и листов заполонят все рабочее пространство организации, а поиск нужного документа превратится в увлекательный квест. Как происходит организация архивной работы в государственных и коммерческих компаниях читайте далее.

Создание подразделения архива?

Для хранения архивных дел предприятию необходимо выделить отдельное помещение – хранилище документов. Обеспечить его защитой от влаги, холода и огня. Нужно найти и оплачивать работу специалистов архивного отдела. Дополнительные затраты также понадобятся на покупку оборудования. Это устройства для прошивки дел, оцифровки бумажных носителей (если требуется создание электронного архива). Все это требует времени, сил и, безусловно, денег.

Какие задачи возлагаются на архивный отдел?

Основные функции, которые выполняет сотрудник или сотрудники архива – это:

1. Сбор документов и создание архива;
2. Учет и надлежащее хранение каждой единицы;
3. Формирование справочной базы для быстрого доступа к нужному документу;
4. Работа с документацией, в том числе учет и анализ документов, выданных по запросу;
5. Ведение отчетности и планирование;
6. Проверка дел на предмет окончания срока хранения согласно правилам работы архивного подразделения;
7. Брошюровка и документальное сопровождение дел для дальнейшей передачи в муниципальный или государственный архив.
   Работники архива – архивариусы, должны знать и соблюдать все Правила работы с архивами, установленные действующим законодательством РФ, а также соответствующие Положения самой компании.

Доверьте работу профессионалам

Можно изучить требования и правила и организовать архивный отдел собственными силами, но тут требуется запастись временем и упорством. Оптимальный вариант – привлечь надежного и опытного помощника компанию «Архивный сервис». Поручите нам работу в документацией и Вы гарантированно:

• будете защищены от утери, порчи документов, разглашения информации;
• избавлены от финансовых затрат на оплату заработной платы работникам подразделения, покупку ПО и оборудования;
• освободите площади для ведения бизнеса и другой оперативной деятельности.

Мы начинаем работу уже на следующий день после подписания договора и выполняем свою работу быстро, качественно и профессионально. Если нужно, создадим электронный архив или обеспечим удаленное хранение Вашей документации!