Организация хранения документов

В последние годы среди российских предпринимателей стала востребованной услуга организации хранения документов. Действительно, доверив архив предприятия сторонним специалистам, можно получить очевидные преимущества.

Хранение документов сторонними организациями

Прежде всего, у предпринимателя появится возможность сэкономить драгоценное офисное пространство. Профессиональная организация хранения документов отменяет необходимость выделять целые кабинеты «под хранение бумаг».

Организация  хранения документов сторонними организациями

Кроме того, организация хранения документов сторонней компанией включает гарантию конфиденциальности. Доступ к документам будут иметь только уполномоченные представители. Короб с Вашими бумагами надёжно пломбируется, при этом на его наружной части отсутствует какая-либо информация. Тот факт, что его содержимое принадлежит Вам, знают лишь закреплённые за Вашим архивом специалисты организации хранения документов . Архив, а значит и важная информация, будут надёжно защищены и с точки зрения безопасности.

Ответственное хранение это  экономическая, техническая и правовая защита документов

Ведь организация хранения документов - это их экономическая, техническая и правовая защита. Ответственное хранение оградит бизнесмена от посягательств конкурентов, а также от принудительных проверок официальных контролирующих структур. В процессе таких проверок документы зачастую вывозятся правоохранительными органами, и часть архива может так и не вернуться на предприятие. Если же Ваши бумаги были доверены профессионалу организации хранения документов, тот вправе не выдать их на проверку, ответив мотивированным отказом.

Преимущества во внеофисном хранении 

Организация хранения документов также помогает структурировать их. Как правило, бумаги на большинстве предприятий не сгруппированы, и поиск нужных документов затруднён. Устаревшие части архивов не удаляются годами, не проводится классификация текущих бумаг. Часто одни папки документов практически полностью дублируют другие. В результате на поиск необходимой информации затрачивается масса времени и усилий.
Если же Вы обратились к профессионалу организации хранения документов, то бумаги будут компетентно проверены и систематизированы. Ненужная их часть будет оперативно удалена. Остальная информация - чётко классифицирована и распределена по папкам. Экспертиза ценности бумаг, опись, систематизация, удаление - всё это входит в услугу современной организации хранения документов.

Построение информационной системы внутри Вашего предприятия 

Если же во внеофисном хранении надобности нет, то профессионалы способны помочь в построении информационной системы внутри Вашего предприятия. Сегодня это не только проверка содержимого папок и их распределение по стеллажам в архивохранилище. Специалисты задействуют и новейшие технологии организации хранения документов. Так, для Вашей фирмы будет создан современный электронный архив. В эту услугу войдёт и программное обеспечение, и предоставление оборудования, и обучение сотрудников работе с электронными данными.

Исторический экскурс

Организация хранения документов предполагает не только текущие нужны компании, регулируемые законом, но и нечто большее - а именно, каждый архивист выполняет миссию сохранения исторических источников и обеспечения точности донесения информации до наших потомков. Несмотря на то, что это заявление кажется достаточно громким, отметим, что архивы являются наиболее обширными, крупными и информативными историческими источниками - и именно по архивам (сохранившимся в том или ином виде) мы во многом судим о цивилизации, их оставившей. К примеру, большая часть данных о Древнем Египте была получена при исследовании материальных источников, обнаруженных на территориях храмов, а глубокие знания о цивилизации Рима были получены именно благодаря исследованию гражданских и судебных архивов. 

Услуги по внеофисному хранению документов

Признанный профессионал организации хранения документов - компания «Архивный Сервис». Многие уже успели оценить оперативность и качество нашей работы. В компетенции компании - все грани архивных услуг, от переплёта и внеофисного хранения документов до создания электронного архива. На сегодняшний день «Архивный Сервис» - это серьёзный стаж в структурировании информации, наличие специальных помещений и надёжной охраны. Лучшая рекомендация компании - тот факт, что воспользовавшись услугами организации хранения документов однажды, многие становятся постоянными партнёрами «Архивного Сервиса».

Хранение документов в архивохранилище

Организация хранения документов в архивохранилище обеспечит вашим документам гарантированную безопасность. Наши объекты находятся под постоянным видеонаблюдением и имеют пожарную сигнализацию и контроль влажности. Сотрудники подписывают соглашение на конфиденциальность. Так же все, что мы получаем от вас индексируется штрих-кодами и отслеживаться, поэтому потеря документов невозможна.

Многие документы нужны только в течение определенного промежутка времени. Поэтому организация хранения документов предусматривает отслеживание документов с истекшими сроками хранения и безопасного измельчения и уничтожения их, когда они больше не нужны с составлением акта о выделении к уничтожению документов.

Организация хранения документов в нашем архивохранилище имеет ряд преимуществ: 

  • Снизить риск от стихийных и техногенных бедствий
  • Уменьшите возможности для внутренних кражи или мошенничества
  • Освободите место в офисе
  • Сэкономить на обучении сотрудника и расходов на оборудование
  • Использовать наш опыт и технологии

Таким образом, организация хранения документов подчиняется не только нормативно-правовым актам, регулирующим деятельность архива, но и этическим нормам, а также негласному кодексу чести архивиста.

Ассамблея совета архивов

В девяносто шестом году прошлого века в Пекине состоялась ассамблея совета архивов, на которой было принято решение об утверждении Международного этического кодекса архивистов. В этом кодексе были установлены высокие нормы этики для всех тех, кто работает в сфере организации хранения документов.

Вот основные принципы этического кодекса архивиста:

  • Гарантирование сохранности и защита целостности материалов при организации хранения документов.
  • Защита подлинности материалов.
  • Проведение экспертизы ценности, отбор материалов.
  • Такая организация хранения документов, при которой обеспечивается доступность к архивным материалам с сохранением тайны частной жизни, а также государственной, профессиональной и коммерческой тайны.
  • Избежание любого злоупотребления своим положением для удовлетворения собственных или третьих интересов.
  • Обеспечение сохранности материалов как части мирового документального наследия. 

Этический кодекс архивиста признаётся и на территории Российской Федерации. Организация хранения документов ведётся с его учётом, а заведующие архивов и все те, кто работает в данной сфере должны согласовывать свои действия с данным документом и всегда помнить о своей ответственности.

 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно


смотрите также:

Электронный и бумажный архив: создание и организация

Оптимизация документооборота с помощью систем контроля задач

Подготовка документов к архивному хранению

Уничтожение бухгалтерской документации в компаниях с непоставленной архивной деятельностью

Уничтожение архивных документов: 1890-е годы

Наши клиенты