Основные способы хранения архива

Необходимость оперативного доступа к документам

Требования к офисному хранению документов, уже не представляющих интереса для текущей хозяйственной деятельности компании, сравнительно просты. Важно обеспечить их защиту от противоправных посягательств и хранить в надлежащих температурных и влажностных условиях. Другое дело — хранение документов, только что поступивших в компанию или сформированных в ней. К ним должен быть обеспечен оперативный доступ, поэтому в дополнение к перечисленным выше операциям появляются новые:

• документы сортируют по видам, датам поступления/формирования, отделам, другим критериям;
• папки и файлы, в которые их помещают, снабжают корешками с надписями, упрощающими и ускоряющими поиск нужных документов.

Рекомендуем регулярно оптимизировать архив документов с оперативным доступом — удалять из него дела, производство по которым окончено, выполнять сортировку с учётом новых документов, принимать другие меры. Это повысит эффективность работы с документацией и деятельности компании в целом.

При организации оперативного хранения архива руководитель компании может прийти к выводу о целесообразности внедрения электронного документооборота. Мы приветствуем решение о цифровизации документов — электронный архив даёт сотрудникам и руководству компании сразу несколько преимуществ.

Хранение архива в электронной форме и его плюсы

Отсканированные, распознанные и помещённые в электронный архив документы получают надёжную защиту от физического уничтожения и повреждения — кражи, подтопления, порчи грызунами, пламени.

Сотрудники компании, работающие с электронным архивом, получают возможность практически мгновенного поиска документов по любым атрибутам, включая фрагменты текстов. При традиционном бумажном хранении архива такая возможность недостижима.

Существенно упрощается и ускоряется документооборот. Сотрудники могут с минимальными затратами сил и времени обмениваться электронными версиями документов — друг с другом, между подразделениями компании, с внешним миром. Появляется возможность удалённой и совместной работы с документами.

Руководство компании получает возможность дать сотрудникам разные права доступа к документам.

Электронный архив допускает интеграцию с иными IT-системами, используемыми в компании — CRM, электронной почтой, корпоративным сайтом и другими. Это открывает предприимчивому руководителю широчайшие возможности масштабирования бизнеса и вывода компании на новые уровни развития.

Хранение архива при ликвидации организации

Действующее законодательство обязывает передавать документы организаций при их ликвидации на хранение в государственные или муниципальные архивы. Для этого выполняют экспертизу ценности документов, определяют сроки их хранения (5, 10, 50, 75 лет, бессрочно), систематизируют, переплетают и подшивают их, составляют описи дел. Эксперты компании «Архивный Сервис» подготовят документы ликвидируемой организации к архивному хранению, сэкономят ваше время, предотвратят штрафные и другие санкции зца несоблюдение нормативных требований.