Основные правила перемещение архивов

Несмотря на широкое применение электронных документов, роль бумажной документации сегодня всё ещё велика.

Как быть, если Ваша фирма намерена переехать в другой офис, а в шкафах и на столах – целые кипы бумаг? Каким образом организовать перемещение архивов, чтобы не повредить ни один документ?

Правила перемещения архива

Одно из правил: верно организованная транспортировка архива всегда начинается с систематизации бумаг. Проводя перемещение архивов, ни в коем случае нельзя смешать разнотипные документы, если только Вы не хотите, чтобы переезд в новый офис ознаменовался абсолютным «бумажным» хаосом. Чтобы разобраться в этом хаосе, потребуется не один день кропотливой работы, и вся радость переезда будет сведена на нет. Не говоря уже о том, что в суматохе часть документов может и вовсе потеряться.

Наша услуга транспортировки архива включает: 

• Систематизацию бумаг по отдельным папкам и удобную маркировку папок.
• Составление реестра перевозимых документов. Реестр разбивается на разделы и подразделы («Клиентская документация», «Бухгалтерская документация» и т.д.)
• Создание бумажных и электронных копий наиболее значимых документов (ксерокопирование, профессиональное сканирование).
• При необходимости – нотариальное заверение копий особо важных документов (например, учредительной документации Вашей фирмы) и помещение их на хранение в банковскую ячейку.
• При желании Клиента – страхование перевозимого архива. 
• Упаковка архива в непромокаемую тару, а затем – в коробки из многослойного картона. Коробки надёжно заклеиваются, чтобы избежать их случайного открытия в дороге.       
• Упорядоченная погрузка архива.
• Перемещение архивов профессиональным транспортом соответствующих габаритов. 
• По приезде – сверка всего архива согласно реестру, выгрузка и распаковка бумаг.

Заранее снять копии с наиболее значимых документов

Ещё одно правило – организуя перемещение архивов, следует заранее снять копии с наиболее значимых документов. После этого бумаги нужно сгруппировать по папкам – например, «Счета», «Бухгалтерия», «Договора». И лишь затем – упаковать и загрузить папки в машину, предназначенную для транспортировки архива.

Перемещение архива сторонними организациями

Как видим, перемещение архивов – не столь простая задача, как кажется на первый взгляд. Если Вы не уверены, что все правила правильной перевозки бумаг Вам удастся соблюсти самостоятельно, обращайтесь к профессиональной услуге компании «Архивный Сервис». Здесь транспортировка архива – это дело, поставленное на профессиональную основу. Абсолютную сохранность бумаг во время перемещения архивов и соблюдение принципа конфиденциальности мы гарантируем документально.