Особенности хранения платежных документов, счетов

Хозяйственная деятельность любой организации сопровождается документооборотом, в котором участвуют не только различные приказы, договоры, распоряжения, официальные письма, но и платежные документы.

Счет — один из видов первичной документации, который подтверждает факт оплаты организации услуг контрагентов, товаров и так далее. Все платежные документы, и счета, в том числе, содержат сведения о том, как организация зарабатывает, какие суммы через нее проходят, как она взаимодействует с контрагентами. На основании счетов ведется бухучет, и именно платежные документы позволяют подтвердить правильность данных для проверяющих органов. Поэтому необходимо строго следовать правилам хранения счетов.

Сколько хранятся счета?

Сроки хранения счетов, как и любой другой бухгалтерской документации, регулируются двумя документами: это ФЗ №402 от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете» и это утвержденный список типовых управленческих документов, где указана длительность хранения бумаг. Обратите внимание, что в ФЗ нет точных сроков хранения бухгалтерских документов, здесь определены виды бумаг и общий срок хранения документации. А уже в перечне можно найти сведения о периодах хранения документов в зависимости от их значимости.

Итак, сколько хранятся счета? Стандартный срок — 5 лет. Все платежные документы являются первичными, соответственно, отсчет срока хранения начинается после оформления документов. При этом срок 5 лет является минимальным. Если возникают разногласия и споры в отношении платежных документов, срок хранения счетов может и превысить эту цифру — хранить счета нужно будет до момента, пока спор не будет разрешен, даже если решение по делу будет принято после пятилетнего срока.

Обратите внимание, срок хранения счетов не зависит от того, в бумажном или электронном виде хранится документ.

Что будет, если не соблюдать сроки и правила хранения счетов? Если кратко, ничего хорошего. Контролирующие органы могут выдвинуть претензию, наложить административное взыскание. А в случае, если у организации возникнет спор с контрагентом, она не сможет подтвердить свою правоту.

Остались вопросы относительно правил хранения счетов? Сотрудники компании «Архивный Сервис» проконсультируют вас, а также при необходимости выполнят все работы по правильной комплектации архива, оформлению документооборота в вашей организации. Ждем ваших обращений!