Особенности создания электронного архива личных дел

В организациях, для которых свойственна текучка кадров, количество папок с данными работников стремительно увеличивается. После увольнения работника документация передается архивариусам, у которых хранится в специальным образом оборудованных помещениях. И только электронный архив личных дел, стоимость создания которого доступная, существенно облегчает работу с этими бумагами.

Почему стоит задуматься

Даже если бумажный архив личных дел содержится в полном порядке, поиск нужного документа занимает от нескольких минут до нескольких часов. Для того чтобы изучить содержание документа, приходится идти в архивное помещение и на стеллаже искать нужную папку. К счастью, выход есть. Чтобы сэкономить время сотрудников и увеличить их производительность, стоит организовать электронный архив личных дел. Тогда поиск информации займет несколько секунд. Достаточно будет ввести данные сотрудника и воспользоваться функцией поиска. Причем доступ к персональным данным и бумагам, в которых указаны особенности трудовой деятельности работника, возможен с любого компьютера, подключенного к Сети Интернет. Работа с отсканированными оригиналами сохранит здоровье сотрудников, которым не придется спускаться в помещение, предназначенное для хранения документов, искать бумаги в папках, контактируя при этом со скопившейся за много лет пылью.

Как оцифровать архив личных дел

Сознание электронного архива – сложная и трудоемкая задача, которую, конечно, можно поставить перед сотрудниками компании. Однако неспециалисту потребуется много сил и времени. Первым этапом необходимо будет аккуратно подготовить документацию: расшить папки, удалить металлические элементы. Для качественной оцифровки документации придется воспользоваться планшетным или планетарным сканером. После перевода бумаг в электронный формат документации придется придать первоначальный вид. Затем при помощи специального программного обеспечения нужно будет организовать возможность поиска.

Обращайтесь к профессионалам

Конечно, вы можете приобрести дорогостоящее оборудование и поручить оцифровку своим специалистам. Но зачем тратить силы, деньги и время, если можно заказать электронный архив личных дел, стоимость которого рассчитывается в индивидуальном порядке и зависит от вида и объема работ.