Передача документов архива

Любая организация сталкивается с двумя типами передачи документов архива — при отправлении документов из точек формирования (локальных архивов подразделений) в общий архив организации — и при передаче данных из общего архива организации на государственное хранение. Передача документов архива — это финальный этап документального обеспечения предприятия.

Какие дела передаются в архив

В архив компании передаются дела, делопроизводство которых закончено в соответствующих подразделениях год назад. В случае, если тот или иной документ фонда требует текущей работы, архивный отдел оформляет его во временное пользование, а после завершения процесса вновь принимает на хранение.

Подготовка дел к передаче в архив

Дела, передаваемые в архив, требуют определённой подготовки, в частности, соблюдения нормативов Госархива.

После инвентаризации дел по количеству от каждого из структурных подразделений, проводится экспертиза практической ценности документа. Именно на основании данной экспертизы и осуществляется передача документов архива. Затем дела оформляются, на них составляются описи и они разделяются на две обширные категории — дела временного и постоянного хранения. 

Все работы при передаче документов архива должны проводится профессиональными архивистами при участии сотрудников организации. 

Подготовка исполненных документов перед сдачей в архив включает:

• Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов.
• Оформление архивных дел.
• Описание документов постоянного и долговременного хранения.
• Обеспечение их сохранности.
• Сдачу документов в архив.

Опись при передаче дел архив

Передача дел в архив производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии в конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме ценных дел проверяется количество листов в деле.

Cдача документов в архив

Cдача документов в архив является завершающим этапом процесса делопроизводства. Дела хранятся в правильно обработанном виде. Вместе их формирование до сдачи их в архив.

Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов, выполняемая при передаче документов архива, имеет важное практическое значение: ведь большая часть бумаг организации имеет всего лишь разовое значение, то есть на практике теряет актуальность после единовременного использования. В архив передаются только те документы, которые представляют ценность для будущего использования. экспертиза ценности при передаче документов архива проводится в соответствии с требованиями Госстандарта.

Систематическая экспертиза 

В специализированных отделах хранения дел организации экспертиза проводится не только при передаче документов архива, но и систематически, для сортировки поступающих документов. Кроме непосредственно экспертизы ценности документов, проводится также их физическая проверка и инвентаризация: в частности, просматриваются дела на наличие в них тех или иных важных документов, устанавливается правильность порядка и режима хранения, а также проверяются меры защиты документации.

Ответственность за сохранность документов и сроки хранения

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несет ответственность руководитель организации. Передаче дел в архив подлежат законченные делопроизводством документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Завершающим этапом процесса делопроизводства архива является передача дел в архив учреждения

Обычно архив при передаче дел руководствуется следующими правилами.

• Документы должны быть обязательно дополнительно оформлены и описаны в унифицированных учетных архивных формах. Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче дел в архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.
• Также архив при передаче дел может устанавливать и дополнительные правила установленные согласно внутренним инструкция по приёму-передаче документов в архив.
• С момента заведения и до передачи дел архив они хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Результатом правильного ведения архива становится уменьшение затрат, вызываемых необходимостью систематизации, хранения или уничтожения документов.

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.