Передача документов при смене директора

Смена руководства компании – ответственное и не всегда приятное событие, которое требует выполнения множества мероприятий.  

В их числе – надлежащее оформление и передача документов на хранение : при смене директора этим вопросам следует уделить самое пристальное внимание, дабы процедура смены прошла безупречно с юридической точки зрения. 

Работа с документами при смене руководства состоит из двух основных стадий. 

В первую очередь выполняется документальное оформление самой процедуры смены. Соблюдение требований, установленных законодательством в отношении такого оформления, позволит снять с предприятия ответственность за действия предыдущего директора, обеспечит правовую базу для разбора возможных конфликтных ситуаций.

 Документы о смене директора

Решение о смене руководства должно быть принято на общем собрании учредителей компании; результаты такого собрания оформляются протоколом. После принятия решения о смене издается приказ об увольнении директора, покидающего компанию. Следует помнить о том, что смена руководителя обретает юридическую силу лишь после предоставления документов о такой смене в регистрирующие органы и внесения последними соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.

Комиссия по передачи документов

По завершении документального оформления смены руководителя необходимо выполнить передачу документов. Издаётся приказ о приёмке-передаче дел при смене руководителя организации, создаётся комиссия, в состав которой входит председатель комиссии, члены комиссии, назначается дата, время передачи дел, определяются ответственные лица за передачу дел. Созданная комиссия, контролирует передачу документов и иных ценностей, хранящихся у прежнего руководителя организации.

Комиссия, руководитель и его правопреемник должны подписать двусторонний акт приёма-передачи, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью организации и его прежнего руководителя, описываются, перечисляются передаваемые документы и материальные ценности.

Акт передачи документов состоит: 

  • из вводной части, в которой содержится указание на место и время передачи документов, наименование компании, фамилию, имя и отчество председателя общего собрания или единственного участника процесса передачи; 
  • описательной части, которая содержит полный перечень передаваемых документов. 

Контроль передачи документов в полном объеме

Крайне важно проконтролировать, чтобы передача документов при смене директора была осуществлена в полном объеме с тем, чтобы прежний директор не смог тем или иным способом повлиять на деятельность компании или распорядиться ее денежными средствами. Все ранее выданные доверенности должны быть отозваны; кроме того, сообщение о таком отзыве должно быть опубликовано в СМИ.

При возникновении спора (например, об утере каких-либо документов) будут иметься необходимые доказательства (подписанный акт передачи с описью передаваемых документов и ценностей), которые можно будет представить в суд.

Замена банковских карточек

Еще одним немаловажным действием, которое должно быть выполнено в ходе передачи документов при смене директора, является замена банковских карточек – своеобразных «ключей», открывающих доступ к расчетным счетам предприятия.

Новый руководитель организации вправе провести осмотр  документов или ценностей для подтверждения их наличия (сохранности). Данную процедуру можно организовать путем проведения выборочной или сплошной инвентаризации.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 


смотрите также:

Архивация бухгалтерских документов

Для чего нужна сшивка документов?

Архивирование бухгалтерских документов

Комплектование архивов электронными документами

Организация архива

Наши клиенты