Передача документов в государственный архив

С начала основания каждая организация накапливает большую базу документов, которые по истечению установленных законодательством сроков необходимо передавать в архивы. В архивы сдаются кадровые документы по личному составу, все дела при реорганизации, банкротстве, ликвидации компании и в других случаях. Правильная передача документов в государственный архив — настоящая проблема для кадровиков, которым не часто приходится выполнять такие задачи. Ведь нужно точно знать сроки, в течение которых документы должны быть сданы в архив, правильно их подготовить, сформировать дела, заверить, а также отследить целость дел и обеспечить условия конфиденциальности. 

Подготовка документов перед сдачей в архив включает: 

• Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов;
• Отбор необходимых дел к сдаче в архив;
• Описание документов;
• Оформление архивных дел;
• Обеспечение их сохранности;
• Согласование всех учётных документов с принимающим архивом;

А зачем вообще сдавать в архив документы?

Архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий. Дела для сдачи документов в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в нормативных документах. В архив организации сдаются дела постоянного и временного хранения через определённый срок после завершения их делопроизводством  в структурных подразделениях или отделах. Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовке к сдаче документов в архив.  Одной из главной функции архива является работа с поступающими запросами на принятые документы, которые хранятся в архиве. Соответственно в связи с этим большое внимание и уделяется правильному оформлению дел. 

Порядок сдачи в архив: как это обычно происходит в действительности

•  Согласование возможности приёма документов с принимающим архивом;
•  Выяснение требований архива по оформлению документов, подлежащих передачи;
•  Архивная обработка и оформление документов согласно всем требованиям;
•  Оформление описей и научно-справочного аппарата (историческая справка и предисловие)
•  Согласование всех описей и научно-справочного аппарата с принимающим архивом;
•  Физическая проверка дел архивом перед передачей;
•  Получение Акта-приёма-передачи документов.

Сдача документов в архив осуществляется по заранее утвержденному графику. Дела сдаются по описям и с приложением справочного аппарата архива. 

Конечный итог передачи

А главным итогом сдачи документов в архив, должен быть Акт приёма-передачи документов, подписанный принимающей и сдающей стороной. Где отражаются следующие показатели. Что сдано, кем сдано, количество дел, дата передачи и состояние документов. 

ООО «Архивный Сервис» оказывает широкий спектр архивных услуг.

Обращение в Компанию «Архивный Сервис» позволяет качественно и оперативно решить все вопросы, связанные с передачей документов в государственный архив.  

 «Архивный Сервис» оказывает широкий спектр архивных услуг. В том числе консультирует клиентов по вопросам делопроизводства, составляет дела, выполняет ответственное внеофисное хранение документов , формирует электронный архив, передает документы в государственный архив и уничтожает материалы. Все архивные работы осуществляются в соответствии с действующим законодательством и не противоречат внутреннему распорядку компании. Специалисты архивной фирмы используют современное оборудование, которые позволяет качественно оказывать услуги. 

В компании работают профессионалы

В компании работают профессиональные переплетчики и архивисты, которые имеют обширную практику работы в государственных, ведомственных и муниципальных архивах. При оказании архивных услуг исключена порча или утрата материалов. Профессионалы в сжатые сроки составят дела, так чтобы каждый документ мог свободно читаться. Дела систематизируются, каждый документ располагается в хронологическом порядке, нумеруются листы.

Работа сотрудников при передаче дел 

Когда осуществляется передача документов в государственный архив несколько дел может быть объединено в одно. При выполнении архивных услуг квалифицированные специалисты проводят экспертизу ценности материалов, отбирают документы, которые подлежат передаче на государственное хранение. А также составляют перечень документов, с временными сроками хранения. Уничтожение материалов выполняется только после согласования описи с государственным архивом. В Компании «Архивный Сервис» можно заказать весь комплекс архивных услуг или только передачу документов в государственный архив.

Проконсультироваться с нашими специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru