Передача документов внутри организации

Передача документов внутри организацииСуществуют установленные правила передачи документов внутри организации, которые должны неукоснительно соблюдаться. Эти правила различны для дел постоянного и временного хранения.

Документы длительного хранения

В отношении дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения действует правило, согласно которому такие дела подлежат полному оформлению. Это же правило распространяется и на дела, содержащие документы по личному составу. При полном оформлении дел выполняется их подшивка или переплет, листы дела нумеруются, составляется так называемый лист-заверитель, а также внутренняя опись документов. В обложку дела вносятся необходимые реквизиты (наименование организации, регистрационный номер дела, его заголовок и крайние даты). 

Оформление дел временного хранения

При передаче документов внутри организации и формировании дел временного хранения (до 10 лет включительно) эти дела подлежат частичному оформлению. В соответствии с данным правилом можно пренебречь нумерацией листов дела, а также составлением заверительных надписей. 

Оформление дел

Переплет и подшивка дел при передаче документов внутри организации выполняются так, чтобы была сохранена возможность свободного чтения. Перед переплетением или подшивкой из документов удаляются металлические скрепления.

Проверка правильности

Ответственный сотрудник организации проверяет правильность формирования дел перед тем, как передать. В ходе этой проверки сопоставляется количество дел, которые были включены в опись. Недостатки, которые выявляются при проверке, должны быть устранены сотрудниками, формировавшими дела и допустившими нарушения существующих правил передачи документов внутри организации.

Прием дел

При приеме дел на обоих экземплярах описи делается отметка о фактическом наличии дела; особо ценные дела подлежат полистной проверке. 

Проконсультироваться с специалистами вы можете по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru

смотрите также:

Уничтожение бухгалтерской документации в компаниях с непоставленной архивной деятельностью

Актуальность архивно переплетных работ в организациях

Что такое ретроконверсия документов

Списание документов

Система управления электронным архивом

Наши клиенты