Переплет бухгалтерских документов

По законодательству Российской Федерации предприятия обязаны хранить бухгалтерские документы. Для некоторых документов этот срок совсем небольшой (первичная документация), а другие документы, например, по личному составу должны храниться 75 лет. Чтобы документы не приходили в негодность, осуществляется архивный переплет. Переплет бухгалтерских документов  не только увеличивает надежность хранения документов, но и максимизирует возможности их поиска в архиве. 

Переплет бухгалтерских документов позволяет:  

  • Сэкономить место в архиве
  • Сократить до минимума время поиска нужного документа
  • Структурировать бухгалтерскую документацию
  • Хранить документы без боязни их порчи и утери ценной информации

Требования к качественного переплета бухгалтерских документов 

Для качественного переплета бухгалтерских документов необходим навык и хорошее оборудование. Также немыслим переплет бухгалтерских документов без соответствующих материалов: переплетного картона и др. Стоимость переплета документов, как правило, не очень высока, поэтому имеет смысл обращаться в архивную компанию. Даже, если Вы запланировали произвести переплет Ваших бухгалтерских документов собственными силами – проконсультируйтесь с архивариусом. Специалисты ООО «Архивный Сервис» с радостью ответят на любые Ваши вопросы, связанные с переплетом бухгалтерских документов. 

Сложности переплета бухгалтерских документов:

  • Нельзя менять порядок документов
  • Возможен только ручной переплет
  • Большое количество неструктурированной документации

Необходимость переплета

Существуют ситуации, когда переплет бухгалтерских документов не только полезен, но и необходим. Например, при ликвидации предприятия. В этом случае документы должны быть переданы в архив. Для того, чтобы избежать проблем с архивными работниками, следует провести процедуру переплета бухгалтерских документов в соответствии со стандартами Росархива. Также переплет бухгалтерских документов будет затребован при запросе судебных, исполнительных и других административных органов власти.

Памятка заказчику

Что необходимо помнить при заказе услуги переплета бухгалтерских документов? Во-первых, переплет бухгалтерских документов производится на территории Заказчика, следовательно, необходимо будет предоставить рабочую площадь. Во-вторых, перед переплетом документов необходимо четкое понимание целей: необходима ли просто брошюровка и сшивка документов или полная архивная обработка с составлениями архивных описей.

Подводя итоги, отметим, что переплет бухгалтерских документов экономит Ваше время, а также позволяет структурировать большие объемы информации.

 

 


смотрите также:

Передача документов в государственный архив

Оформление документов по личному составу

Что будет, если выкинуть архив, затопить архив, потерять архив?

Внутренняя опись документов дела при проведения архивных работ

Сдача документов на хранение через систему электронного документооборота

Наши клиенты