Переплет бухгалтерских документов

По законодательству Российской Федерации предприятия обязаны хранить бухгалтерские документы. Для некоторых документов этот срок совсем небольшой (первичная документация), а другие документы, например, по личному составу должны храниться 75 лет. Чтобы документы не приходили в негодность, осуществляется архивный переплет. Переплет бухгалтерских документов  не только увеличивает надежность хранения документов, но и максимизирует возможности их поиска в архиве. 

Переплет бухгалтерских документов позволяет:  

• Сэкономить место в архиве
• Сократить до минимума время поиска нужного документа
• Структурировать бухгалтерскую документацию
• Хранить документы без боязни их порчи и утери ценной информации

Требования к качественного переплета бухгалтерских документов 

Для качественного переплета бухгалтерских документов необходим навык и хорошее оборудование. Также немыслим переплет бухгалтерских документов без соответствующих материалов: переплетного картона и др. Стоимость переплета документов, как правило, не очень высока, поэтому имеет смысл обращаться в архивную компанию. Даже, если Вы запланировали произвести переплет Ваших бухгалтерских документов собственными силами – проконсультируйтесь с архивариусом. Специалисты ООО «Архивный Сервис» с радостью ответят на любые Ваши вопросы, связанные с переплетом бухгалтерских документов. 

Сложности переплета бухгалтерских документов:

• Нельзя менять порядок документов
• Возможен только ручной переплет
• Большое количество неструктурированной документации

Необходимость переплета

Существуют ситуации, когда переплет бухгалтерских документов не только полезен, но и необходим. Например, при ликвидации предприятия. В этом случае документы должны быть переданы в архив. Для того, чтобы избежать проблем с архивными работниками, следует провести процедуру переплета бухгалтерских документов в соответствии со стандартами Росархива. Также переплет бухгалтерских документов будет затребован при запросе судебных, исполнительных и других административных органов власти.

Памятка заказчику

Что необходимо помнить при заказе услуги переплета бухгалтерских документов? Во-первых, переплет бухгалтерских документов производится на территории Заказчика, следовательно, необходимо будет предоставить рабочую площадь. Во-вторых, перед переплетом документов необходимо четкое понимание целей: необходима ли просто брошюровка и сшивка документов или полная архивная обработка с составлениями архивных описей.

Подводя итоги, отметим, что переплет бухгалтерских документов экономит Ваше время, а также позволяет структурировать большие объемы информации.