Подготовка документов к архивному хранению

Документы к архивному хранению нужно готовить. Без надлежащей подготовки документов к архивному хранению, они могут быстро прийти в негодность, что может повлечь за собой административную ответственность и большие штрафы. В архивном деле хранению документов уделяется самое пристальное внимание. Существует множество инструкций, рекомендаций и правил хранения документов. Однако подготовка документов к архивному хранению освещена не так обширно. В этой статье мы попытаемся по возможности устранить эти пробелы.

Экспертиза ценности документов

Первым этапом подготовки документов к архивному хранению является экспертиза ценности документов. В ходе экспертизы ценности выявляются документы, подлежащие уничтожению, а на остальных документах проставляются сроки их дальнейшего хранения. Для этого составляются описи дел и описи документов дел. Опытный архивариус делает вышеописанные процедуры довольно быстро (при небольших размерах архива). В крупных архивах и больших предприятиях подготовку документов к архивному хранению должна вести экспертная комиссия.

Место хранения документов

На втором этапе подготовки документов к архивному хранению необходимо выяснить, где будут храниться документы. 

Существует несколько способов хранения документов:

- Хранение документов в офисe

- Сдача документов на внеофисное хранение

- Создание электронного архива 

1.Хранение документов в офисе

В этом случае подготовка документов к архивному хранению заключается в следующем: правильной организации пространства и температурного режима. Для создания архивного хранилища непосредственно в офисе нужны будут архивные стеллажи, архивные короба и папки. Все дела должны быть прошиты и переплетены, это облегчит поиск в архиве. Не стоит складывать документы в полиэтиленовые файлы – это уменьшает сохранность документа. При формировании архива все папки и архивные короба следует подписать, а  наиболее важные документы поставить ближе для более быстрого доступа к ним.

2.Сдача документов на внеофисное хранение.

Сдача документов на внеофисное хранение включает в себя вывоз документов в хранилище сторонней архивной компании. Подготовка документов к архивному внеофисному хранению самая минимальная: необходимо просто не потерять документы при вывозе. Специалисты архивных компаний обладают большим опытом и, с вероятностью 99%, Ваши документы не потеряются. 

3. Создание электронного архива

Подготовка документов к архивному хранению будет заключаться в отборе документов на сканирование. После этого уже программисты создают базу данных с удобной и быстрой системой поиска, а операторы вводят необходимые данные в систему. Таким образом, Вы получаете весь архив у себя на компьютере.

Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.

Как видно из статьи, подготовка документов к архивному хранению задает тон дальнейшей работе. Грамотная подготовка документов – гарант успешного архива.


смотрите также:

Передача документов в Госархив - порядок и основные особенности

Как сшивать дела при передаче в архив

Подготовка документов к архивному хранению

Списание первичных бухгалтерских документов

Инвентаризация архивов

Наши клиенты