Порядок сдачи приказов и договоров в архив (в электронной и бумажной форме)

Передача договоров в архив, равно как и приказов производится в соответствии с архивным законодательством. Регулируют такие процедуры как сдача приказов в архив Федеральный Закон 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», а также ряд подзаконных нормативных актов.

Сдача в архивную службу договоров и приказов

На первый взгляд сдача договоров в архив или других документов – приказов, например – не является сложной процедурой. При наличии четкой и ясной номенклатуры дел и выделенного под архив помещения достаточно просто ввести график сдачи документов из отделов и структурных подразделений в корпоративный архив. Но – на практике многие организации испытывают трудности со сдачей в архивную службу договоров и приказов.

Хуже всего то, что последствия ошибок при организации передачи договоров и приказов в архив проявляют себя далеко не сразу.

Сдача приказов в архив и типовые ошибки

Перечень типовых ошибок, возникающих, когда организуется передача приказов в архив, возглавляет неправильное оформление передачи документов. Опись, обязательная к составлению при организации передачи, заполняется некорректно. Кроме того неправильно формируются дела, оформляются подшивки с документами. неправильно рассчитываются сроки хранения документов в отделах (в результате, как правило, нет проведенной экспертизы ценности документов). Аналогичны и ошибки, которые возникают, если в организации своими силами проводится передача договоров в архив.

Последствия ошибок

Мы уже говорили, что последствия ошибок неправильно организованной передачи договоров и приказов в архив проявляются далеко не сразу. И тем не менее они весьма критичны:

  • затрудняется поиск нужных документов;
  • договоры и приказы, которые должны находиться в архиве отделов и подразделений, пропадают;
  • теряется часть документов из-за неправильно оформленной описи.

Передача договоров и приказов в архив

Передача приказов и договоров в архив в электронной форме оказывается процедурой более простой – в том смысле, что нет нужды выделять время на организацию движения документов от отделов в архив. Но проблемы при организации передачи остаются: по-прежнему не проведенная экспертиза ценности или неверное распределение документов по тематикам, отсутствие выходных данных и индексирования приводят к ошибкам.

Как избежать ошибок

Оптимальный вариант, который позволит избежать сложностей в организации передачи приказов в архив, а также договоров и иных документов – заключение договора на архивные услуги со специализированной компанией. Такой как наша компания.

Мы поможем любой организации

Мы поможем любой организации – независимо от формы собственности и рода деятельности – в обеспечении передачи договоров в архив, приказов и иной документации, проведем экспертизу ценности документов, установим сроки хранения приказов и договоров и составим опись в полном соответствии с архивным законодательством РФ.


смотрите также:

Архивация бухгалтерских документов

Хранение и уничтожение архивных дел на магнитных носителях

Организация хранения документов

Порядок уничтожения документов

Электронная архивация документов на предприятии

Наши клиенты