Порядок хранения и уничтожения документов в 2024 году

Порядок хранения и уничтожения документов в 2024 году радикально не изменится. По крайней мере состоянием на сентябрь 2023 законодательных актов и постановлений на этот счет не подписывали, что не исключает такую возможность до конца текущего года. Рассказываем, как трактовать существующие нормы и ограничения.

Для каких документов существуют сроки хранения

Сроки хранения определены для каждого вида документа, независимо от формы его составления — в электронном виде или на бумажном носителе. Разные законодательные акты и постановления вполне могут устанавливать отличающиеся ограничения на сроки хранения документов, поэтому принято ориентироваться на самый длительный — так безопаснее.

Прежде чем принимать решение об утилизации первичных, предпринимательских, бухгалтерских и иных видов документов, бизнесу полезно получить консультацию квалифицированного специалиста по документообороту и свериться с актуальными нормами. Например, до 2023 года счет-фактуры и связанные с ними учетные бумаги хранили 4 года, теперь — 5 лет.

Как рассчитывать срок хранения документов в 2024 году

В общем виде датой начала срока хранения считается первый день года, следующего за последним, в которой документ использовали в делопроизводстве. Например, если документ  датирован августом 2023 года, срок его хранения лучше отсчитывать от 1 января 2024 года.

Терминология обозначения сроков архивного хранения документов включает понятия: «до ликвидации организации», «постоянно», «до замены», «до минования надобности».

• «До ликвидации организации» — уничтожаются после ликвидации, но только по результатам прохождения экспертизы на необходимость их включения в государственный архив.
• «Постоянно» — не менее 10 лет, причем срок не уменьшается даже при условии ликвидации организации до прошествия указанного срока.
• «До замены» — такие документы уничтожают после того, как их заменили новыми.
• «До минования надобности» — не менее года с момента, когда потребность в конкретном документе была исчерпана, причем сроки в этом случае может определять сама организация.

Чем чревато нарушение сроков хранения документов

За уничтожение документов раньше срока или за их утерю индивидуальных предпринимателей и организации штрафуют. Чаще всего документы, которых при проверке не оказалось, приходится восстанавливать, что не исключает необходимость оплаты штрафов. Поэтому, чтобы не было проблем по части документооборота, обращайтесь к нам за помощью в организации и ведении архива — гарантируем строгость, внимательность, сохранность документов и сведений о них.