Порядок передачи документов на архивное хранение

После окончания делопроизводства по документам, имеющимся в организации, их передают на хранение в государственный или муниципальный архив. Существует порядок передачи документов на архивное хранение, установленный отраслевыми нормативными актами — Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и другими. Эксперты нашей компании знают и неукоснительно соблюдают этот порядок.

Экспертиза ценности

На этом этапе специалисты определяют ценность документов, необходимость и сроки их архивного хранения. Назначают экспертную комиссию, которая анализирует документы и оценивает их по нескольким критериям.

В соответствии с установленным порядком передачи документов бумаги компании, прошедшие экспертизу, направляют на комплектацию, не прошедшие — на оперативное уничтожение с обязательным составлением соответствующего акта.
Комплектация дел
Документы, которые прошли экспертизу ценности, комплектуют в дела, которые будут переданы в архив. Порядок передачи документов подразумевает выполнение на этом этапе нескольких действий.
Документы группируют по их признакам и объединяют в дела — помещают в мягкие картонные папки или защищают твёрдым переплётом. Дела подшивают на четыре прокола — этот способ обеспечивает сохранность документов. Листы в делах нумеруют арабскими цифрами.
Оформляют обложки дел, содержание которых описано в установленном порядке передачи документов. На обложках указывают номенклатуру (тома и порядковые номера дел), наименование организации, архивные шифры, сроки хранения, количество листов, при необходимости делают дополнительные отметки.
Составляют листы-заверители и внутренние описи каждого дела. Включают в них перечни документов, содержащихся в делах, описывают их физическое состояние.

Заключительный этап

На заключительном этапе передают сформированные дела на хранение в государственный или муниципальный архив. В обязательном порядке составляют и подписывают акт передачи дел на архивное хранение. Уполномоченный сотрудник архива проверяет соответствие акта фактическому содержанию переданных дел и подписывает документ со своей стороны.

Обратитесь в «Архивный Сервис», и вам не придётся изучать порядок передачи документов на архивное хранение. Все необходимые работы выполнят наши специалисты, а вы сэкономите ценное время и предотвратите возможные штрафные и другие санкции.