Порядок уничтожения документов

За несанкционированное уничтожение документов постоянного и временного сроков хранения налагаются штрафные санкции. Согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие у налогоплательщика первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения.

Можно ли снижать срок хранение документов

Снижать сроки хранения, которые установлены Перечнем, организация не может. Руководители обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Возможно только законное уничтожение документов организации после истечения срока хранения, а документы постоянного хранения и по личному составу передаются в государственные архивы. Таким образом если Вы столкнулись с этой проблемой, в целях предотвращения несанкционированного уничтожения документов Вы должны позаботиться о том, чтобы доверить эту работу профессионалам.

Порядок уничтожения документов следующий:

• В первую очередь нужно произвести экспертизу документов и выделить документы постоянного, временного хранения и документы, не подлежащие хранению (т.е. те, которые должны быть уничтожены).
• По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).
• Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
• Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов в организации. Такой порядок предусмотрен п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций. В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать правильный порядок уничтожения документов.

Порядок уничтожения документов регламентируется:

• Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50);
• Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 17);
• Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень типовых документов);  с обновлением от 2010 года
• Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
• Налоговый кодекс РФ.

Мы гарантируем правильное уничтожение документов. Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или пишите на info@archiv-s.ru