Правила и особенности хранения трудовых договоров

Кадровое делопроизводство включает в себя не только документирование трудовых отношений с сотрудниками, но также хранение документов, их использование в деятельности компании, экспертизу ценности, сдачу документации на архивное хранение. Правила и сроки хранения трудовых договоров прописаны в ФЗ от 22.10.2004 года №125 «Об архивном деле в РФ». Ст. 17 этого закона описывает процесс обеспечения сохранности документов, в том числе, по личному составу.

Важный документ

Итак, трудовой договор — это документ, подтверждающий, что человек становится сотрудником организации. Трудовой договор действителен весь период работы сотрудника, после чего его необходимо направить в архив организации. Пока же сотрудник работает в организации, его трудовой договор будет находиться в отделе кадров, так как не завершен делопроизводством и пока еще рано думать об архивном хранении.
Если в организации ведут личные дела сотрудников, договор должен храниться в личном деле вместе с остальными бумагами, которые касаются конкретного сотрудника. Если же в компании не принято вести личные дела, то в номенклатуре дел отдела кадров будет фигурировать отдельно дело «Трудовые договоры», которое будет постоянно дополняться и поселится в отделе кадров на долгие годы.

Про сроки хранения трудовых договоров

Один из важнейших факторов, касающихся правил хранения трудовых договоров — это срок. Если договор был заключен делопроизводством до 1.01.2003, срок его хранения составляет 75 лет. В ином случае — 50 лет. Очевидно, что весь этот срок документ будет храниться не в отделе кадров, а в архиве организации.

Срок хранения трудового договора зависит от разных факторов. Например, влиять на срок хранения дел может степень важности штатного расписания, графика отпусков и так далее. Минимальный срок — 50 лет. Мы рекомендуем придерживаться этого минимума, чтобы обезопасить себя от претензий со стороны уволившегося (или уволенного сотрудника). В течение этого срока нужно хранить и сам трудовой договор, и все соглашения к нему, если они оформлялись. До истечения сроком хранения не допускается уничтожать бумажные документы.
Остались вопросы?  Наши специалисты проконсультируют вас и выполнят все необходимые работы, связанные с оформлением документации на хранение. Обращайтесь!