Правила составления описи документов, подлежащих уничтожению

Массив документов растёт параллельно развитию дела и течению времени. Вот почему грамотное и своевременное уничтожение документов остаётся вопросом исключительной важности в делопроизводстве компаний.

Акт о выделении к уничтожению документов

Акт на уничтожение являет собой документальный результат экспертизы ценности документов. Для включения в акт на уничтожение срок хранения дела должен завершиться к 1 января года, когда акт составляется. Так, дело 2012 года с установленным законом пятилетним сроком хранения попасть в акт может не ранее 2018 года. Важный момент — акт требует обязательного утверждения руководителем компании. Руководитель передающей документы в госархив организации подписывает акт на уничтожение после того, как его утвердит экспертная комиссия архивного учреждения. Есть вероятность, что государственный архив найдёт в документах историко-научную ценность и затребует некую часть подготовленных к уничтожению бумаг для постоянного хранения. В этом случае делать опись документов, подлежащих уничтожению, было бы преждевременной мерой. В ситуациях, когда компания дела в госархив не передаёт, акт на уничтожение руководитель подписывает после приведения в соответствие с нормативами документов по личному составу, охватывающих соответствующий период.

О заполнении акта

Акт на уничтожение — это документальный результат экспертизы ценности документов, анализа ценности документов и отбора подлежащих уничтожению.

1. В акте о выделении дел к уничтожению фиксируется порядковый номер дела и заголовок. Заголовки дел вносятся в акт в точном соответствии с указанным на обложке названием. Нормативы, согласно которым составляется опись документов, подлежащих уничтожению, допускают фиксацию обобщённых названий для сформированной группы документов.
2. Указываются крайние даты для группы документов (самая ранняя и самая поздняя).
3. В акт вносится номер описи дел. Графа остаётся пустой, если описи нет.
4. Прописывается индекс дела по номенклатуре. Графу следует оставить незаполненной, если номенклатура отсутствует.
5. Указывается количество подлежащих к уничтожению единиц.
6. Приводятся сроки хранения дел и номера статей по перечню.
7. В итоговой записи фиксируется общее количество единиц хранения, выделенных к уничтожению.

Составленный акт согласуется с комиссией и заверяется руководителем

Если сотрудники архива организации испытывают затруднения в экспертной оценке дел и составлении акта о выделении дел к уничтожению, рекомендуем обратиться за помощью к специалистам. Квалифицированные архивисты возьмут на себя весь цикл работ: от экспертизы — до уничтожения документов на шредере.