Правильное оформление архивных дел

В процессе работы каждой компании возникает вопрос, что делать с документами длительного хранения. Оптимально, если они находятся в предназначенных для хранения специализированных помещениях - архивах. 

Необходимость правильного оформления архивных дел

Чтобы сдать документы на хранение в архив, прежде всего, их необходимо правильно оформить. 

Правильное оформление архивных дел не только значительно облегчает их сдачу на хранение, но и упрощает в дальнейшем доступ к архивным ресурсам. Поэтому такую работу необходимо поручить опытным специалистам, знающим все тонкости данной процедуры с учетом действующего законодательства. 

Обратившись в ООО "Архивный Сервис", вы можете быть уверены, что оформление ваших архивных дел будет грамотным и правильным. Наша компания предлагает полный комплекс услуг по подготовке и оформлению документов, подлежащих хранению. 

Порядок оформления архивного дела

Вначале проводится экспертиза ценности документов. Она необходима для точного установления сроков их хранения и сортировки документов в зависимости от длительности хранения. Таким образом изучают происхождение, содержание документов, их научную и практическую ценность. Параллельно делается вывод, требуется ли хранение данного документа или, возможно, подошел срок его утилизации.

После чего документы, представляющие ценность и требующие хранения, обязательно оформляются в установленном порядке.

Непосредственно оформление дела включает в себя такие этапы:

  • документы данного дела располагают в хронологической последовательности;
  • каждому из них присваивается порядковый номер; 
  • для особо важных и требующих длительного хранения документов составляется архивная опись - перечень всех имеющихся в архиве единиц; 
  • в дело подшивается лист-заверитель, содержащий информацию о количестве листов;
  • выполняется архивный переплет документов. 

Документация брошюруется, чтобы сохранить возможность ее использования в будущем. Отдельно оформляется обложка с указанием названия документа, количества страниц и сроков хранения.

В последующем создается архивный справочник, в который вносится информация обо всей документации, находящейся в архиве. 

В результате правильного оформления архивных дел вы получаете:

  • существенное облегчение поиска нужного документа, особенно при работе с большими объемами хранимой информации.
  • упрощение проверки хранимых дел на предмет их наличия, а также физического состояния.

Контроль над документами

Благодаря упорядоченности архивного фонда вы сможете контролировать, все ли документы имеются на своих местах, и, если потребуется, вовремя сделать дубликат. Кроме того, грамотно и профессионально выполненное дело свидетельствует о прозрачности деятельности учреждения, поэтому снижает риск возникновения недоразумений с проверяющими государственными органами.

ООО "Архивный Сервис" оказывает услуги по оформление архивных дел

Наши специалисты по архивной обработке документов проведут отбор документов в дела постоянного и более десяти лет хранения, в том числе и на документы по личного составу. Согласно архивным правилам, группировка документов при архивной обработке происходит по годам. Эти дела не должны превышать более двести пятидесяти листов, толщина тома - до четырех сантиметров. В случае превышения параметров все, что свыше при архивной обработке документов, определяется в отдельное дело.

Архивная обработка документов проводится нашими специалистами исключительно в рамках правового поля действующего законодательства в области архивного дела. Правильное оформление архивных дел – гарантия стабильности работы компании!

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.


смотрите также:

Разброшюровка дел и изъятие скрепок

Хранение учредительных документов

Передача документов внутри организации

Архивация бухгалтерских документов

Уничтожение документации, как правильно это сделать?

Наши клиенты