Размещение электронных копий документов
Страховые компании, кредитные организации, частные предприниматели и прочие организации используют в бухгалтерском учете цифровой документооборот, поскольку с 2011 года представлять документацию налоговому органу необходимо в электронной форме. К проверке разрешено подавать оцифрованные дубликаты бумажных подлинников или изначально созданные электронные документы.
Процедура размещения электронных копий документов
Создание и размещение электронных копий документов не сложно, достаточно отсканировать ценную бумагу и дубликат готов. Однако ФНС, арбитражный суд, иные инстанции в рамках установленного документооборота предъявляют требования к оформлению и подаче оцифрованной документации:
- формат копий – PDF либо TIFF;
- границы разрешения сканирования – от 150 до 300 точек;
- количество оттенков серого – от 256;
- сохранение многостраничной документации в одном файле.
Для удобного размещения, хранения и поиска сканированных дубликатов целесообразно задавать наименование файлов строго установленным образом, что даст возможность систематизировать учет. В программном продукте 1С первичные бумаги бухучета позиционируются по дате, что требует присутствия в названии файлов сканов даты в одинаковом формате.
Специфика размещения электронных копий
-
Перед размещением нужно знать куда будут размещаться электронные копии;
-
Формат электронных документов;
-
Как планируется искать документы.
Обращайтесь к профессионалам
Квалифицированная работа, учитывающая специфику деятельности компании клиента, помогает решить проблему оперативного доступа к информации, передачи материалов в судебные, налоговые инстанции. Обращайтесь, гарантируем конфиденциальность, соблюдение действующих требований, правил.
смотрите также:
Электронная архивация документов на предприятии
Ответственность за организацию хранения документов
Наши клиенты
