Размещение электронных копий документов

Страховые компании, кредитные организации, частные предприниматели и прочие организации используют в бухгалтерском учете цифровой документооборот, поскольку с 2011 года представлять документацию налоговому органу необходимо в электронной форме. К проверке разрешено подавать оцифрованные дубликаты бумажных подлинников или изначально созданные электронные документы.

Процедура размещения электронных копий документов

Создание и размещение электронных копий документов не сложно, достаточно отсканировать ценную бумагу и дубликат готов. Однако ФНС, арбитражный суд, иные инстанции в рамках установленного документооборота предъявляют требования к оформлению и подаче оцифрованной документации:

  • формат копий – PDF либо TIFF;
  • границы разрешения сканирования – от 150 до 300 точек;
  • количество оттенков серого – от 256;
  • сохранение многостраничной документации в одном файле.

Для удобного размещения, хранения и поиска сканированных дубликатов целесообразно задавать наименование файлов строго установленным образом, что даст возможность систематизировать учет. В программном продукте 1С первичные бумаги бухучета позиционируются по дате, что требует присутствия в названии файлов сканов даты в одинаковом формате.

Специфика размещения электронных копий

  1. Перед размещением нужно знать куда будут размещаться электронные копии;

  2. Формат электронных документов;

  3. Как планируется искать документы.

Обращайтесь к профессионалам

Квалифицированная работа, учитывающая специфику деятельности компании клиента, помогает решить проблему оперативного доступа к информации, передачи материалов в судебные, налоговые инстанции. Обращайтесь, гарантируем конфиденциальность, соблюдение действующих требований, правил.

смотрите также:

Электронная архивация документов на предприятии

Вывоз архива

Ответственность за организацию хранения документов

Сканирование в электронный документооборот

Проблемы долговременного хранения документов

Наши клиенты