Разработка номенклатуры дел в организации

Разработка номенклатуры дел в организации – задача не из легких, потому ее выполнением должны заниматься исключительно профессионалы своего дела. Специалисты, работающие в этом направлении, обязаны руководствоваться рядом важных нормативно-методических документов, и особое внимание должно уделяться соблюдению правил функционирования и использования уже существующих архивов в организации. 

Практика разработки номенклатуры

Как показывает практика, номенклатура дел обычно разрабатывается в четыре этапа, причем каждый шаг требует от исполнителя наличия достаточных знаний не только в области делопроизводства, но и особенностях работы самой компании.

Этапы  разработки номенклатуры дел 

Первый этап заключается в выборе разновидности номенклатуры, разработке главной классификационной схемы или таблицы. 

На втором этапе выполняется формулирование заголовков, которые будут характерны для каждого создаваемого дела. Кроме этого, разработка номенклатуры дел в организации на этом этапе включает в себя описание содержимого каждого документа и установление конкретных сроков, на  протяжении которых дело будет храниться. 

Третий шаг – это систематизация созданных заголовков дел в нужной последовательности, где в обязательном порядке учитывается значимость документов и взаимосвязь между ними. 

И, наконец, четвертый этап – оформление проекта, его подписание и согласование, после чего номенклатура утверждается.

Разработка номенклатуры дел организации и  всех структурных подразделений компании

Также разработка номенклатуры дел организации должна осуществляться с учетом следующего правила: составление номенклатуры должно основываться на данных индивидуальных номенклатур существующих дел всех структурных подразделений компании. Данная информация обязана содержать в себе названия дел с документами, все директории, где создаётся и производится хранение электронных версий документов .

Поручить разработку номенклатуры дел высококвалифицированным специалистам

Почему еще разработка номенклатуры дел организации должна быть прерогативой высококвалифицированных специалистов, имеющих большой опыт работы в данной сфере? 

Дело в том, что эта информация может меняться в зависимости от изменений в структуре компании или в отдельных ее подразделах, расширения или сужения деятельности юридического лица и по другим причинам, а сотрудникам компании с этой задачей будет справиться очень и очень нелегко. Практикой доказано, что единственно правильный выход из сложившейся ситуации – обращение к специалистам на условиях аутсорсинга. 

Качество разработки номенклатуры

От того, насколько качественно  составлена номенклатура дел, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные положения при составление номенклатуры дел которые мы используем изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). ООО "Архивный Сервис" составит Вам правильную номенклатуру дел организации  документов согласно всем установленным Российским стандартам.

 Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем разработать номенклатуру дел.


смотрите также:

Специалисты по архивному делу

Сдача документов на хранение через систему электронного документооборота

Акт утилизации документов: консультирование

Как передать архив

Федеральные архивы России

Наши клиенты