Реализация потокового сканирования документов

Необходимость создания электронной системы документооборота и электронного архива актуальна для каждой компании, вне зависимости от масштабов и формы деятельности. Это позволяет максимально повысить эффективность работы с документами для всех подразделений и отделов. Но создание такой системы связано с необходимостью преобразования документации в электронный вид. Для этого используется потоковое сканирование документов.

Суть потокового сканирования

Сам процесс выполняется для оцифровки документации. Однако для того, чтобы сделать его быстрее и эффективнее, применяется потоковое сканирование документов. Его специфика в том, что можно быстро и за короткий отрезок времени отсканировать большое количество бумаг.

Выполняется процедура следующим образом:

  • оборудование для потокового сканирования настраивается для обработки пакета документов;
  • в программе распознавания указываются параметры: формат, место расположения и другие;
  • в специальный лоток погружаются все бумаги, предназначенные для оцифровки.

Весь пакет сканируется сразу, с едиными параметрами и помещается в указанную папку.

Преимущества пакетного сканирования документов

Такой способ преобразования документации позволяет:

сократить время обработки в несколько раз;
исключить участие оператора в сканировании всего пакета;
снижаются трудозатраты на ввод данных в базу;
присвоить документам в одном пакете единые параметры;
отсканировать весь пакет в одном формате (jpeg, pdf и других).

Кроме того, что потоковое сканирование документов в целом оптимизирует процессы оцифровки, современные возможности оборудования позволяет выполнять ряд сопутствующих функций. Это могут быть:

  • формирование штрих-кодов;
  • создание образа документов;
  • создание электронной карточки каждого документа;
  • идентификация пакета по определённым параметрам: количеству страниц, пустым страницам (разделителям), штрих-кодам;
  • передача образа документа напрямую в базу данных (электронный документооборот).

В компании «Архивный Сервис» используется современное оборудование для потокового сканирования, которое позволяет значительно сократить время на обработку и оптимизировать процедуру. Высокая квалификация наших сотрудников — это гарантия качественной обработки, что позволяет вам получать цифровые документы, полностью готовые к использованию в электронной системе документооборота и архиве.

смотрите также:

Реализация потокового сканирования документов

Сканирование договоров

Создание реестра документов

Порядок сдачи приказов и договоров в архив (в электронной и бумажной форме)

Архивирование бухгалтерских документов

Наши клиенты