Сдача бухгалтерских документов в архив

Когда приходит время сдавать документы на архивное хранение , начинается суматоха и паника. Выясняется, что чего-то не хватает, что-то потерялось, что-то вообще давно пора было отправить на уничтожение. 

Прежде чем сдать документы в архив - правильно оформите их

Если в вашей организации есть свой архив, то прежде чем отнести туда собранные документы, необходимо их еще и правильно оформить. 

Столько головной боли сваливается на несчастного главного бухгалтера, что хочется оставить все как есть и хранить родную первичку на ее исконном месте. А именно – в бухгалтерии.  

Как хранить бухгалтерские документы

Так поступать категорически не рекомендуется. Вообще, хранить текущие бухгалтерские документы следует исключительно в специально отведенном месте, желательно, закрытом на ключ. Но редкая бухгалтерия может похвастаться бесконечными шкафами, которые вмещают  абсолютно всю бумажную жизнедеятельность организации. Рано или поздно все же придется освобождать бесценное место от устаревших бумаг. 

В каких случаях актуальна сдача документов в архив  

  • Нет места внутри организации; хочется освободить помещение
  • Происходит реорганизация; все документы передаются правопреемнику
  • Сдача в ведомственный архив; происходит в среднем раз в 3-5 лет
  • Сдача документов в архив при ликвидации организации: 

Специалисты ООО "Архивный Сервис"  оказывают услуги по всем видам сдачи в архив, включая согласование с принимающим архивом. 

Как же грамотно организовать процесс сдачи бухгалтерских документов в архив? 

Чтобы этот процесс не вызывал ассоциаций со стихийным бедствием, следует его четко систематизировать. 

Пошаговый план действий сдачи бухгалтерских документов в архив: 

 Шаг 1. Сортировка и оценка 

 Сначала стоит определить, какие документы отдаются на долгосрочное хранение, а какие – на временное. Для этого проводится экспертиза ценности документов. К примеру, сроки хранения первичной документации составляют не менее пяти лет, документация по списанию безнадежной дебиторской задолженности – свыше пяти лет, так как служит доказательством уменьшения налоговой базы для исчисления налога на прибыль.  

Такого рода нюансы следует учитывать, так как они порой значительно облегчают жизнь бухгалтеру.  

Шаг 2. Оформление дела  

Далее из документов необходимо сформировать дела. Оформляются дела в соответствии с требованиями ГОСТ. Для это нужно их сложить в аккуратные стопки, пронумеровать листы и сброшюровать в твердую обложку.  

На обложке необходимо указать номер дела, тематический архивный индекс, название организации и период, к которому относятся документы. Составляется заверительная надпись с печатью организации и подписью ответственных сотрудников. 

Шаг 3. Передача в архив  

Документы принимаются в архив в соответствии с общей описью, которая составляется для дел, передающихся на хранение. Сотрудник архива сверяет данные в описи и на обложках дел, проверяет правильность оформления и в конечном итоге расписывается о принятии дел в архив.  

Вот и все. Следование этому несложному плану избавит главного бухгалтера от лишних проблем, а организованное таким образом правильное хранение документов спасет организацию от штрафов.

 Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.


смотрите также:

Оперативное хранение документов

Систематизация кадровых документов

Систематизация дел до проведения экспертизы ценности документов

Сканирование документов в pdf

Передача документов архива

Наши клиенты