Систематизация документов внутри дела: нюансы, о которых нужно знать

Зачем нужна систематизация документов внутри дела? Это процедура, которая позволяет оптимизировать доступ к данным, содержащимся в документообороте организации. Систематизация выполняется и при организации электронных баз данных, и при создании бумажных архивов.

Существует несколько уровней систематизации документов. В общем виде систематизация подразумевает распределение документов по определенным признакам и формирование предметных комплексов, дел. В результате облегчается и ускоряется поиск информации. Еще один уровень распределения — систематизация документов внутри дела, она также осуществляется по определенным правилам.

Как выполняется систематизация документов внутри дела

Если говорить про этапы организации хранения бумаг, алгоритм систематизации документов внутри дела выглядит так:

• Необходимо оформить папку для будущего дела.
• Далее документы распределяются по делам, папки подшиваются в хронологической либо вопросно-логической последовательности.
• Дело оформляется — создается обложка, выполняется опись.

В зависимости от типа бумаг систематизация документов внутри дела может выглядеть по-разному:

• протоколы в делах распределяют по номерам в хронологическом порядке, при этом сгруппированные в самостоятельные дела документы к протоколам, распределяют по номерам протоколов;
• в личных делах документация располагается в соответствии с датой документов. Личные дела государственных служащих оформляются и ведутся в соответствии с Указом Президента РФ №609 от 30 мая 2005 года;
• лицевые счета служащих и рабочих также группируют в самостоятельные дела;

Переписку группируют обычно за календарный год, в таком случае систематизация документов внутри дела осуществляется в хронологической последовательности: сначала документ-запрос, затем документ-ответ. Если по какому-то вопросу возобновляется переписка, которая была начата в прошлом году, в дело текущего года включают новые документы и указывают индекс дела предыдущего года.

Нюансы

Как видно, нюансов немало. Если вы хотите понимать, что систематизация документов внутри дела выполнена в соответствии с российским законодательством и не противоречит здравому смыслу а значит, действительно облегчает поиск того или иного документа доверьте задачу профессионалам.