Систематизация бухгалтерских документов

Систематизация бухгалтерских документов направлена на улучшение процессов делопроизводства в компании. Как и в любом направлении, в бухгалтерии важен порядок и систематизация.


Цели систематизации бухгалтерских документов

Постоянное увеличение документации в бухгалтерии без её грамотной сортировки может привести к хаосу, невозможности быстро найти нужные бумаги, утере важных документов. Это в свою очередь чревато серьёзными последствиями. А малейшие из текущих задач могут сильно затормозить рабочие процессы, если нет возможности быстрого доступа к документации. Систематизацию бухгалтерских документов выполняют для упорядочения дел, определения их состава, прикрепления каждого документа к соответствующему делу.

Преимущества систематизации

Систематизация бухгалтерских документов позволяет повысить эффективность работы с документацией и все дела находятся в строго определённом для них месте, документы подшиты в дела и сортированы по дате, наименованию и прочим показателям. Так же не стоит забывать о сокращении площади хранения, ведь тщательно отсортированные документы, прошитые дела занимают меньше места. В особенности после уничтожения документации, вышедшей из делопроизводства и не подлежащей хранению. В упорядоченном виде легче и быстрее найти нужный документ, повысить уровень сохранности. Всё это позволяет оптимизировать все рабочие процессы, так или иначе связанные с документооборотом. После систематизации бухгалтерских документов ускоряется работа всего отдела бухгалтерии и сотрудников, контактирующих с ним по текущим вопросам.

Сортировка бумаг по параметрам:

  • время;
  • тип хозяйственных операций;
  • вид документации;
  • период хранения;
  • контрагенты.

Дальше идет прошивка согласно сортировке в отдельные папки с твёрдым переплётом. Мы подбираем высококачественные материалы для прошивки, что обеспечивает длительную сохранность документации. НУ и напоследок фиксация папок с документами в журнале с указанием времени хранения. Это позволяет своевременно выявлять документы, подлежащие ликвидации, а также быстро находить нужные бумаги.

смотрите также:

Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества

Как уничтожить документы?

Информационные системы ведения электронных архивов организации

Что будет, если выкинуть архив, затопить архив, потерять архив?

Создание и ведение электронного реестра документов и договоров

Наши клиенты