Систематизация кадровых документов

Кадровые документы любой организации хранят сведения о самом важном ресурсе предприятия — человеческом капитале. Информация о бывших и настоящих сотрудниках важна не только для самой организации, но и для государства, которое заинтересовано в корректном социальном обеспечении работающих граждан.

Юридическая и коммерческая ценность кадровых документов

Кроме того, кадровые документы имеют юридическую и даже коммерческую ценность. Любой из них может быть использован как доказательство в суде. Поэтому для безопасности такой важной информации нужна четкая и продуманная система хранения и правильная систематизация кадровых документов. 

Необходимость систематизации кадровых документов

Систематизировать кадровые документы необходимо не только для того, чтобы работать с ними было удобнее, но и чтобы следить за полнотой ведения всех необходимых регистров, а также иметь наиболее актуальные сведения о движении персонала. 

Систематизация кадровых документов заключается в составлении подробной номенклатуры дел и описи на кадровые документы, оформленной по установленным правилам. Она представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, в котором также указываются сроки хранения документов.  

Номенклатура кадровой документации составляется следующим образом:

• Определяется структура разделов. Разделами обычно служат названия внутренних подразделений, направления деятельности организации или должности сотрудников или руководителей.
• Определяется порядок расположения заголовков дел внутри разделов. Он определяется важностью документов каждого дела: от организационно-распорядительных, плановых и отчетных до всех остальных в порядке убывания.
• Составляются заголовки дел и вносятся в номенклатуру. Заголовки должны быть краткими и отражать содержание входящих в дело документов. В процессе ведения дел заголовки могут изменяться и уточняться.
• Присвоение индекса для каждого дела. Если номенклатура ведется по структурным подразделениям, то индекс должен содержать часть индекса соответствующего подразделения и порядковый номер.

Общая номенклатура организации

В конце года номенклатура каждого структурного подразделения закрывается итоговой записью, в которой фиксируется количество заведенных в течение года дел и скрепляется подписью ответственных лиц. 
Затем все номенклатуры подразделений анализируются и сводятся в единую общую номенклатуру организации. При систематизации кадровых документов необходимо помнить, что дело не должно содержать больше 250 листов при толщине не более 4 см. Все листы должны быть аккуратно подшиты и пронумерованы. 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru мы поможем обработать документы правильно.