Сканирование больших массивов информации

Сканирование документов плотно вошло в нашу повседневную жизнь. Мы сканируем документы, чтобы отправить их по электронной почте, сканируем паспорт, чтобы поехать за границу. Современные студенты больше не переписывают лекции, а пользуются сканированием. Но в данной статье речь пойдет не о таком сканировании, а о сканировании больших массивов информации. Такое сканирование необходимо, как этап подготовки к созданию электронного архива организации. 

Сканирование документов и электронный архив

В любой организации с течением времени накапливается большое количество документов, которые необходимо хранить. Для уменьшения площади архива в офисе, некоторые компании пользуются услугой внеофисного хранения документов . Другие пытаются самостоятельно сканировать документы и создавать электронные архивы. 

Проблемы при сканировании больших массивов документов.

Рассмотрим, какие подводные камни поджидают вас при сканировании больших массивов документов.

Оборудование для сканирования

Необходимо правильно подобрать оборудование для сканирования. При этом нужно учитывать, что одним мощным сканером с автоподатчиком документов не обойтись. Всегда в архиве существуют сшитые и переплетенные документы, которые нельзя раскреплять, а также ветхие документы. Для сканирования массива этих документов необходим ручной сканер.

Неправильно организовать сканирование

При сканировании большого массива документов очень важно следить за обратным комплектованием архива. Если неправильно организовать сканирование, многие архивные документы могут быть утеряны. Такой поворот событий будет очень нежелателен, например, при создании электронного архива кадровой документации, ведь архив некоторых кадровых документов должен храниться в организации до 75 лет (Сроки хранения документов определены ст. ст. 16 - 20 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации")

Обучение сканированию персонала

Необходимо обучить сканированию персонал. Люди, выполняющие сканирование, должны быть внимательны, усердны и исполнительны. Сканирование документов не очень быстрый процесс, поэтому необходимо также позаботиться о надлежащем помещении для проведения архивных работ.

Провести экспертизу ценности документов после сканирования

После сканирования документов (или во время сканирования) стоит провести экспертизу ценности документов, чтобы узнать, какие документы после сканирования можно будет уничтожить (способам и правилам уничтожение документов будет посвящена отдельная статья)

Услуги по сканированию документов

ООО "Архивный Сервис" предлагает услуги по  сканированию, копированию документов, изображений, архивов, текстов. Современные технологии позволили нам упростить сканирование и копирование  в несколько раз. Мы используем высокоскоростные сканеры, копировальные машины и современные программы сетевого распознавания текста. Это в свою очередь позволяет незамедлительно получать электронную версию Ваших документов.

 Экономия при обращение к нам

Сканирование формата А4 происходит за 5 секунд! Но мы экономим не только Ваше время, но и  Ваши деньги. Так как стоимость потокового сканирования стоит  значительно дешевле, чем сканировать документы вручную.  ООО "Архивный сервис" гарантирует качественные работы по сканированию и копированию документов.


смотрите также:

Для чего нужна нумерация документов?

Внутренняя опись документов дела при проведения архивных работ

Актуальность архивно переплетных работ в организациях

Сжигание архивных документов

Основные варианты хранение электронного архива

Наши клиенты