Сканирование договоров

Среди всех разновидностей документации коммерческих организаций, договоры, а соответственно и электронная база договоров, обладает особой и, во многом, исключительной ролью. Отчетные документы для контролирующих структур создаются по специальным шаблонам на основе действующего законодательства.

Корректировка внутренней документации

Внутренняя документация организации в случае необходимости может быть легко скорректирована новыми директивами. Но корректировка договоров, заключенных с клиентами и партнерами, может быть проведена только на основе соглашения обоих сторон. Именно поэтому договоры являются документами повышенной важности не только с точки зрения грамотности их содержания, но и с точки зрения организации доступа к ним. Для ускорения доступа производится сканирование договоров.

Электронная документация

В силу того что наиболее предпочтительным видом документации сегодня является электронная документация, а общение с партнерами и клиентами чаще всего осуществляется по электронной почте имеет смысл создание электронного архива договоров. На первый взгляд, сканирование договоров можно осуществлять самостоятельно. Однако у любой более-менее успешной коммерческой организации, присутствующей на рынке хотя бы несколько лет, накапливаются сотни если не тысячи договоров, оформленных на бумаге и не имеющих электронных копий.

Перевод документов в электронный вид

Обеспечить эффективное переведение такого объемного массива документов в электронный формат возможно только с помощью специального оборудования, возможности которого в отношении скорости обработки (сканирования) документов значительно превосходят таковые возможности штатных офисных сканеров. Кроме того, у ваших сотрудников, наверно хватает обязанностей, помимо сканирования гор старых договоров. Вы же не хотите на несколько недель парализовать работу своего офиса этим трудоемким занятием.

Пополнения электронного архива

Офисные сканеры отлично послужат вам для пополнения электронного архива новыми договорами после того как электронная база договоров будет создана с помощью специального оборудования и специалистов по сканированию.

Важная роль в оперативности предоставлении содержанием договоров

Каждому бизнесмену известно, что возникновение определенных трений и противоречий с клиентами и партнерами является неотъемлемой частью бизнеса. Вне зависимости от характера и исхода этих трений для развития подобных диалогов важную роль имеет оперативность в предоставлении своей позиции. Позиция же должна быть обусловлена содержанием договоров, то есть ссылками на определенные их пункты.

Электронная база договоров позволит  быстро получать доступ к нужному договору

Электронная база договоров позволит вашим сотрудникам и юристам быстро получать доступ к нужному договору (вернее его электронной копии) и оперативно отвечать на соответствующие запросы клиентов и партнеров. Таким образом, создание электронного архива договоров существенно увеличит скорость работы вашего офиса.


смотрите также:

Упорядочивание дел постоянного хранения и дел по личному составу

Архив электронной почты

Составной переплет

Инструменты для работы с архивными документами

Наполнение электронного архива документами

Наши клиенты