Сложности при создании электронного архива

Создание электронного архива – не самое простое мероприятие.

Электронный архив: проблемы создания

Необходимо правильно организовать сканирование, ввод данных и хранение электронных документов с удобной системой поиска и работы с ними. Сейчас, в период кризиса, особенно остро встает вопрос повышения эффективности деятельности предприятия. Создание электронного архива – путь инновационных компаний. После окончания кризиса, компании, задумавшиеся и создавшие электронный архив, будут иметь неоспоримые конкурентные преимущества. В этой статье мы разберемся с основными сложностями и проблемами, которые могут возникнуть при создании электронного архива своими силами. 

Создание электронного архива делится на несколько взаимосвязанных этапов.

Сканирование документов

Первый этап – это сканирование документов, то есть перевод бумажного архива компании в электронный вид. Перед началом сканирования следует провести экспертизу ценности документов, которая выявит, какие документы необходимо сканировать, а какие документы пойдут на уничтожение . Проблемы при сканировании возникают в двух случаях. Во-первых, какое-то количество документов может быть плохого качества (ветхие документы). Такие документы сканируются вручную, что естественно увеличивает время работы. Во-вторых, проблемой может стать обратной комплектование архива. Необходимо четкое взаимодействие операторов сканирования и архивариуса. Перед сканированием происходит расшивка документов, следовательно, после сканирования документы следует снова переплести и передать на хранение в надлежащем виде.

Создание базы данных

Второй этап включает в себя создание базы данных, в которой будет происходить поиск. Для удобства поиска необходимо выбрать реквизиты, по которым и будет производиться поиск (например, «дата», «тип документа», «имя», «номер» и т.д.). Далее программисты компании создают удобный интерфейс и саму базу данных.

Ввод данных

Третий этап – это ввод данных. Реквизиты карточки поиска должны быть заполнены, а отсканированные документы привязаны к своим реквизитам. Здесь мы и подошли к главной сложности создания электронного архива: людской ресурс. Ввод данных осуществляется только людьми. Системы распознавания текста находятся еще в зачаточном состоянии и не дают 100%-ного результата. Поэтому приходится ввод данных осуществлять операторам. Поскольку работа операторов при создании электронного архива довольно монотонная и скучная, неизбежны ошибки. Во избежание попаданий множества ошибок в конечный вариант электронного архива необходимо проводить верификацию, т.е. проверку введенных данных. Уже после проведения верификации документ может быть добавлен в электронный архив.   

Целесообразно воспользоваться услугами специалистов

Как видно, простая на первый взгляд идея создания электронного архива в процессе реализации обрастает большим количеством сложностей. Поэтому, для создания электронного архива целесообразно воспользоваться услугами сторонней архивной компании.

Специалисты «Архивный Сервис» обладают опытом создания электронных архивов любой сложности

Получить консультации, а также узнать любую интересующую Вас информацию по электронным архивам, Вы можете по телефону (495)-227-04-94 или е-mail: info@archiv-s.ru