Составление описи архивных дел

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Содержание архивной описи

Как правило, опись архивных дел составляется отдельно на документы, предназначенные для постоянного или временного хранения, и бумаги личного состава. Также в отдельный список могут попасть дела, которые будут отражать особую специфику данного учреждения (например, отчеты в научно-исследовательском институте). Каждый такой каталог представляет собой нумерованный список документов с их кратким содержанием. В данный раздел входят несколько обязательных элементов, позволяющих получить достаточно много дополнительной информации. 

Сведения в содержании архивной описи :

  • дате создания
  • количестве листов 
  • сроках хранения

Зачем нужна опись архивных дел?

Такой список необходим при создании и пополнении архива любого предприятия. Придя в архив, любое знакомство с документами начинается именно с чтения описи дел, находящихся на хранении в архиве. Такая справочная информация будет отражать систематизированные сведения обо всех завершенных на момент создания архива делах постоянного или временного хранения. Составление такого документа позволит максимально облегчить процесс учета бумаг, подлежащих архивации. Также это необходимо для отражения их краткого содержания.

Экспертная оценка

Как правило, бумаги, попавшие в архивную опись, проходят экспертную оценку. Такие списки обычно составляются ежегодно, перед передачей документов на хранение в архив. Эта работа является достаточно трудоемкой и отнимает много времени у сотрудников. В большинстве случаев проще доверить этот процесс профессионалам, которые сделают все быстро и правильно.

Мы составим опись архивных дел качественно

Наши специалисты помогут свести документы каждого подразделения в единую общую архивную опись. Необходимо отметить, что каждый такой список составляется по четко установленной форме. Составление подобных бумаг позволяет существенно упростить работу с документами, находящимися на архивном хранении, облегчить их поиск среди массы информации. Соответственно, от качества составления описи документов будет зависеть, насколько удобно и легко будет работать с архивной информацией.

Составление итоговой записи

Кроме части с кратким содержанием документов также будет составлена итоговая запись, где будет отражено, сколько дел находилось на хранении на момент составления списков, лист-заверитель и справочная информация, которая поможет значительно упростить работу с архивными документами. Т.е. при необходимости в составление описи может быть включено оглавление, указатели, список сокращений и прочие дополнения.

 

Компания «Архивный Сервис» поможет вашей организации правильно составить опись архивных дел.

 

При возникновении любых вопросов обращайтесь к нашим консультантам по  телефону (495) 227-04-94


смотрите также:

Передача документов в Госархив - порядок и основные особенности

Услуги по организации работы архива

Отбор документов на уничтожение с помощью специалистов

Центр обработки документов

Программы для оцифровки документов

Наши клиенты