Составление архивных описей: методические рекомендации

Составление архивных описей представляет собой создание справочника, который содержит в себе систематизированный список архивного фонда и коллекции. Архивная опись необходима для учета единиц сохранения, а также раскрытия их содержания. Она является главным, базовым архивным справочником. Именно к нему обращаются исследователи, как только попадают в архив.

Опись дел архивного фонда

Опись дел архивного фонда — это самая настоящая основа для создания других справочников архива, а именно: указателей, обзоров, каталогов и путеводителей. Именно поэтому составление архивных описей должно быть выполнено качественно и безупречно, так как это определяющий фактор при различных проверках.

Самостоятельно составить опись

Многие компании пытаются составить архивную опись, полагаясь только на свои силы, что в конечном результате приводит к серьезным негативным последствиям. Чтобы архивная опись имела правильную структуру и содержимое, понадобятся профессионалы экстра-класса. Простые работники не в состоянии этого сделать по ряду очевидных причин: отсутствие опыта и практики, недостаток знаний и умений правильно разбираться в тонкостях процесса.

Услуги по составлению архивной описи сторонними организациями

Составление архивных описей — это одно из основных направлений компании ООО «Архивный Сервис». Вот уже несколько лет мы оказываем подобные услуги и делаем это крайне успешно. Наши сотрудники — это профессионалы высокого уровня, которые имеют за своими плечами годы практики и успешной работы. Мы гарантируем, что ваш архив будет под надежной защитой и надзором, так как мы отвечаем за свою работу. Многие наши клиенты — это компании и организации различных масштабов, однако каждый из них снял с себя всю головную боль, связанную с ведением архива и всеми манипуляциями с архивными данными. Поэтому, если вы хотите полностью заняться своим бизнесом, не отвлекаясь на свой архивный фонд, передайте это в руки профессионалов, которые все приведут в порядок и будут содержать его в надлежащем виде. 

 По содержанию документации выделяют следующие виды описей. 

В процессе работы каждой компании обязательно образуется различного содержания документация, и на каждый вид составляется отдельная опись:

  • опись дел постоянного срока хранения;
  • опись дел временного срока хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • опись дел документов, которые характерны только для данной компании (научные отчеты, судебные дела, следственные и так далее).

Архивная опись состоит из:

  • Описательные (заголовок документа, его крайние даты, количество листов в деле, номер и индекс дела);
  • Итоговая (общее количество дел в фонде и количество описанных дел);
  • Лист-заверитель (описывающий саму опись);
  • Справочный аппарат

В свою очередь справочный аппарат к описи включает в себя:

  • титульный лист;
  • оглавления (содержания);
  • предисловие к описи дел;
  • список сокращенных слов;
  • указатели;
  • переводную таблицу, если есть переработки.

Помните, что только от качественной и грамотной архивной описи зависит быстрый и эффективный поиск всей архивной документации. Архивная опись — это огромный справочник, который несет в себе большое количество информационной нагрузки. С нашей помощью вы всегда сможете получить доступ к любому документу в считанные минуты.


смотрите также:

Упорядочивание личных дел (нарядов)

Что делать с архивом при реорганизации

Закон об информатизации, информационных технологиях и о защите информации от 27.07.2006 N 149-ФЗ

Восстановление бухгалтерских документов

Закон об акционерных обществах от 26.12 1995 г. N 208-ФЗ

Наши клиенты