Создание файлового архива документов

Использование электронного архива уже давно перестало восприниматься как нечто экзотическое. Сегодня многие организации переходят на документы цифрового формата. Это практично, удобно и значительно упрощает работу.

Оцифровка и создание файлового архива документов осуществляется двумя путями:

1. Собственными силами;
2. С помощью архивной фирмы.

Самостоятельное формирование

Создать архив можно и самостоятельно, но легкость такого мероприятия является лишь кажущейся. К тому же отбор документов и их перевод в электронный вид отнимет немало времени.

Также кому-то из штатных сотрудников придется переключиться на эту деятельность, временно оставив выполнение других задач. Еще возникает опасность, что неспециалист упустит некоторые моменты, и это обернется ошибками.

Помощь архивной фирмы

Оптимальным вариантом станет создание файлового архива документов профессионалами. Специалисты в этой сфере помогут оцифровать ваши бумаги, систематизировать их и организовать хранение в электронном виде.

При таком подходе все сотрудники вашей компании будут заниматься своими прямыми обязанностями, а работать с архивом – привлеченные специалисты. Это отличное решение, когда требуются профессионалы для выполнения конкретных архивных услуг.

Работа над файловым архивом документов

Создание электронного архива предполагает следующие действия:

• проверка документов;

• отбор и оцифровка;

• организация электронного пространства для хранения;

• заполнение архива файлами;

• систематизация цифровых документов в архиве;

• создание описи.

Сначала специалисты проверяют имеющуюся документацию и отбирают бумаги, которые требуется перевести в электронный вид. При выполнении оцифровки учитываются необходимые требования, которые предъявляются к документам этого типа.

Важно, чтобы электронные документы были систематизированы. Для этого они распределяются по папкам и помещаются в единый файловый архив. Также составляется опись этих документов.

Для хранения нужно организовать дисковое пространство на компьютере. Для таких целей обычно используется ПК или корпоративный сервис, к которому имеют доступ только ответственные лица. Например, это может быть руководитель и главный бухгалтер.

Услуги

Заказать создание файлового архива документов вы сможете в компании «Архивный Сервис». Специалисты с большим опытом помогут оцифровать ваши документы и организовать их хранение в электронном виде.