Списание документов

В любой организации после нескольких лет работы накапливается огромное количество различной документации. Это и первичные документы, и бухгалтерские документы, документы кадрового делопроизводства и другая архивная документация. У многих из этих документов уже истекли сроки хранения, и они требуют списания и последующего уничтожения. Позволить себе держать в штате архивариуса могут немногие компании.

Работа по списанию документов

Слежение за списанием документов с истекшими сроками хранения ложится на плечи руководителей подразделений, бухгалтеров и других сотрудников, у которых хватает и своей профильной работы. Поэтому целесообразно примерно раз в год прибегать к услугам архивных компаний, специализирующихся на списании документов и последующем конфиденциальном уничтожении документов . 

Почему важно вовремя проводить списание:

• меньше дорогостоящей офисной площади занимает архив;
• легче найти необходимую документацию, т.к. количество документов с каждым годом не возрастает;
• после списания документов происходит их конфиденциальное уничтожение на промышленных шредерах.

Экспертиза ценности документов

В ходе экспертизы выявляются документы с истекшими сроками хранения для списания и уничтожения, а также формируется архив документов, которые нужно хранить более долгое время. Например, некоторые кадровые документы должны храниться 75 лет. Как правило, под списание документов попадает первичная бухгалтерская документация. В соответствие с Федеральным Законом «О бухгалтерском учете» эти документы должны храниться в архиве организации не менее 5 лет. После окончания сроков хранения документов эти бухгалтерские документы подвергаются процедуре шредирования.

Выгода от списания документов

Многие руководители организаций склонны недооценивать важность списания документов. Но, если подойти к вопросу математически станет ясно, что раз в год обратиться в архивную компанию и уничтожить накопившиеся документы будет гораздо выгоднее, чем хранить, по сути дела, макулатуру у себя в офисе. Сейчас, в непростые кризисные времена, очень важно оптимизировать работу компании. Списание документов с последующим их уничтожением позволяет сократить затраты на хранение ненужных документов. Кроме того, после списания документов упрощается поиск более необходимых документов. 

Порядок списания документов следующий

В первую очередь  проводят экспертизу  ценности документов и отбирают документы, не подлежащие хранению, т.е. те, которые должны быть уничтожены. Затем по результатам отбора документов, составляется акт об уничтожении документов не подлежащих хранению.

Уничтожение документов

Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются к нам на участок для утилизации. Перед сдачей папки с документами для удобства упаковываются. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) осуществляются под контролем нашего сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Передача дел для уничтожения оформляется актом или накладной, в которой необходимо указать дату передачи документов, количество передаваемых дел.