Сроки хранения кадровых документов

Как известно, каждый документ имеет свой «срок хранения». И кадровые документы не исключение. При этом сроки хранения кадровых документов, в данном случае, имеют особое значение. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение, не знают точные сроки хранения кадровых документов.

Закон о хранении кадровых документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу . Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков хранения кадровых документов», установленных законодательством.
Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется кадровой документацией.

К кадровым документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• лицевые счета по заработной плате.
• личные дела

Определение сроков хранения кадровых документов

Сроки хранения кадровых документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения кадровых документов. Причем этот перечень распространяется на все организации независимо от их ведомственной принадлежности.

Нормативно-правовые акты в отношении хранения кадровых документов 

Кроме того сроки хранения кадровых документов определяются не только перечнем. Другие законодательные акты также регулируют данный вопрос. Например, пункт 342 Перечня устанавливает, что трудовые книжки хранятся до востребования, а невостребованные — не менее 50 лет. Так же, требования к учету и хранению трудовых книжек установлены в пункте 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Хранить документы с соблюдением норм хранения

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель.