Сроки хранения приказов по личному составу

Установлен новый срок хранения документов по личному составу — 50 лет. Однако это касается не всех документов.

Три основных группы

• Документы, появившиеся до 2003 г. Срок хранения их составляет по-прежнему 75 лет.
• Документы по личному составу, созданные после 2003 г. Закон предписывает хранить такие документы 50 лет, это как раз-таки нововведение 2016 года.
• Документы, оформленные с 2003 года в случае прохождения гражданами России госслужбы, которая не считается государственной гражданской службой. Такие документы должны храниться 75 лет. Напомним, что в этом пункте речь идёт о военнослужащих, работниках правоохранительной службы (органы внутренних дел, Федеральная служба по контролю за оборотом наркотиков) и людях, состоящих на федеральной государственной службе: прокурорах и их помощниках, следователях и др.

Отсчитывать сроки хранения документов по личному составу теперь необходимо не с года увольнения сотрудника, а с того дня, когда документ был создан. Трудовые книжки, которые, заметим, не считаются документами по личному составу, должны храниться 75 лет, как и ранее. Отдельно от приказов по личному составу с длительным сроком хранения необходимо сохранять 5 лет приказы о командировках и ежегодных отпусках.

Почему соблюдать сроки хранения исключительно важно

Нарушения сроков хранения документов обнаруживаются часто, поэтому судебная практика, связанная с такого рода вопросами, к настоящему моменту обширна. Санкции, налагаемые на виновных в нарушении правил и сроков хранения документов — предупреждения, штрафы — назначаются в зависимости от степени тяжести вины.

Плановые проверки

Чаще всего выявляются нарушения правил хранения и утилизации архивных дел во время плановых проверок налоговой службой, вышестоящим архивом или Пенсионным фондом. Гораздо реже — по причине неисполнения запросов. В некоторых случаях нарушения вскрываются во время внутреннего анализа работы архива предприятия, если руководство организации считает нужным осуществлять аудит.

Что делать

Избежать назначения штрафа за утрату документов организация может в случае предоставления доказательств того, что утеря произошла по причине форс-мажора. Однако форс-мажором суд не сочтёт кражу документов из помещений, которое не запиралось, или утрату документов в результате пожара в архивном помещении, где не было пожарной сигнализации.