Стоимость сдачи документов в архив: как правильно посчитать?

Любая компания должна передавать определённую документацию на архивное хранение. Это делается как при ликвидации, так и при продолжении деятельности. В этих случаях стоимость сдачи документов в архив различается. Задача руководителя — обеспечить грамотный расчёт при вашей ситуации. В чём разница передачи дел в архив при действующей или ликвидирующейся компании? Существуют принципиальные отличия в процедуре передачи дел в архив. 

Сдача в архив при ликвидации:

• приказы по личному составу сотрудников;
• личные дела уволенных сотрудников;
• трудовые договоры с работниками;
• расчётно-платёжные ведомости по зарплате сотрудников;
• акты о несчастных случаях (если таковые имелись);
• документы о праве на льготы для сотрудников вредных производств;
• реестр о доходах;
• данные сотрудников о трудовом стаже и прочая индивидуальная информация;

Что входит в архивные услуги?

Вне зависимости от того, продолжается деятельность организации или нет, в обоих случаях оплачивается следующий состав архивных услуг:

• подготовка документов для архивирования;
• экспертиза ценности и выявление сроков хранения;
• оформление дел с подшивкой в отдельные папки по определённым параметрам;
• составление описи передаваемых на архивное хранение документов.

Эти функции выполняются во всех случаях. Окончательная стоимость сдачи документов в архив зависит не только от количества документации, но и от сроков хранения, который определяется при проведении экспертизе. Как правило, осуществляется годовая оплата за определённый объём документации.