Цифровизация архива под актуальные задачи

Электронный документооборот и архивные дела в цифровом виде значительно удобнее физических носителей. Однако для цифровизации архива под актуальные задачи недостаточно иметь желание сканер. Нужно обладать определённым опытом в этой сфере, ибо помимо непосредственно сканирования, необходимо обработать полученные данные, присвоить делам маркеры для удобного поиска, систематизировать их в электронном архиве. Поэтому лучше всего обращаться к профессионалам с опытом, которые имеют всё необходимое — от программного обеспечения до многолетнего опыта.

Плюсы цифровизации архива:

• время поиска и обработки нужной информации сокращается в разы;
• доступ к документации имеется в любое время, из любого места с выходом в Интернет;
• работать с одним документом могут более 1 человека;
• оптимизируется работа подразделений компании и их взаимодействие между собой.

Наша компания с 2006 года занимается переводом документации в электронный вид. Мы поможем оптимизировать этот процесс и подскажем, как сэкономить.

Всегда ли цифровизация архива выгодна?

Перевод документов в электронный формат выгоден и целесообразен в подавляющем большинстве случаев. Однако есть ряд источников информации, для которых такая обработка неактуальна. Это массивные документы, книги, пособия к которым обращаются крайне редко. Таким примером могут служить различные справочники, энциклопедии, инструкции. Как правило, пользователям необходимо изучить лишь одну-две страницы, а для цифровизации потребуется отсканировать и обработать всю книгу, где может быть 1000 и более страниц. А это — колоссальный труд оцифровщика и затраты со стороны клиента. Обработка такого источника информации нецелесообразна, если обращение к нему происходит 1-2 раза в год. В этом случае вполне можно воспользоваться физическим носителем. Мы рационально подходим к цифровизации архива, под любые актуальные задачи компании. Это помогает получить полноценный, функциональный архив без лишних затрат.