Цифровой архив: создание и внедрение.

Развитие компьютерной техники и ее широкое распространение, как в промышленности, так и в быту, является неоспоримым фактом. Проблема наличия под рукой нужных бумаг и постоянное увеличение документации актуальны для всех. Как следствие, нарастание объемов документов вызывает трудности в их поиске, а это невосполнимые потери времени.

Организация электронного архива документов

Наиболее эффективным способом хранения документов является организация электронного архива документов. Промышленные предприятия, учреждения культуры, средства массовой информации и другие организации начали создавать электронные (цифровые) архивы с организацией доступа к документам.

Понятие электронного архива

Под электронным (цифровым) архивом понимается создание программно-аппаратного комплекса, предназначенного для хранения, изменения, сопровождения и поиска документов, выполненных в электронном виде. Очевидно, что предварительным этапом для организации электронного архива является представление хранимых документов в электронном виде. 

Изготовить документ в электронном виде можно несколькими способами:  

  • разработать электронный документ с использованием программного обеспечения, установленного на компьютере. В этом случае сразу получается готовый электронный экземпляр, позволяющий хранить его в базе данных;
  • сканировать, изготовленные ранее на бумажных носителях, документы с помощью специальной техники для дальнейшего помещения их в базу данных.

Свои сканеры для разных документов

Для сканирования текстовых документов можно использовать планшетные сканеры типов DataCopy-830 и Relisys, которые имеют разрешающую способность 200-400 точек. Для сканирования фотодокументов и широкоформатных документов применяются проекционные сканеры типа DataCopy-920. Фотографии сканируются с разрешением от 200 до 1000 точек в зависимости от их размера и содержания.

Задачи цифрового архива

Цифровой архив создается для хранения, как отсканированных фотоматериалов, так и фотографий и видеоматериалов, выполненных с применением цифровой техники. Концепция цифрового архива включает четыре технологических процесса:

  • импорт электронных документов;
  • сохранение;
  • поиск и просмотр;
  • доступ и восстановление для использования. 

Создание цифрового архива позволяет:

  • снизить затраты на хранение документов;
  • обеспечить сохранность фотодокументов и избежать их повреждения, поскольку они хранятся в электронном виде;
  • снизить затраты на копировальные работы, так как обеспечивается доступ к электронному образу документа;
  • упростить перенос документов из оперативного в архивное хранение;
  • осуществлять контроль доступа к документам и, таким образом, предотвращать несанкционированный доступ и копирование документов.

Большим преимуществом созданных цифровых архивов является быстрый поиск нужного документа по базе данных. 

Работайте со специалистами

В наших силах не просто выполнить оцифровку документов, мы поможем вам привести в порядок все архивы и расставить все на свои места. Мы обязательно научим вас и ваших сотрудников обращаться с цифровым архивом. Работая с нами, вы существенно облегчите работу себе.

Обращайтесь к нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или info@archiv-s.ru 


смотрите также:

Архивные компании: основные современные услуги

Проблемы долговременного хранения документов

Оцифровка архивов: нюансы, особенности, преимущества

Основные правила перемещение архивов

Архивная обработка и хранение приказов в организации

Наши клиенты