Удаленный электронный архив: основные функции и особенности создания

Коммерческие организации, государственные и общественные учреждения ежедневно работают с огромным объемом информации, бумаг и документов. Многие юридические лица уже давно отказались от большинства бумажных носителей, заменив их электронными. Некоторые пошли еще дальше, внедрив удаленный электронный архив. Такой подход не только сокращает временные затраты на поиски того или иного документа, но и защищает данные от случайной утери, повреждения, воровства.

Какие функции выполняет удаленный электронный архив

Мы советуем клиентам пользоваться удаленным электронным архивом, потому что он одновременно выполняет несколько важных функций:

  • качественное структурирование информации с возможностью оперативно восстанавливать утерянные ценные бумаги;
  • ведение учета документооборота, контроль за движением документов из любого города или страны;
  • мгновенный поиск информации по разным критериям, в частности по ключевому слову, тематике, названию компании и пр.

Еще одна важная особенность удаленного электронного архива заключается в том, что даже при поломке офисной техники или сбое в локальной сети данные останутся доступными, с ними можно работать на расстоянии. Если вы планируете переезд в другое помещение или даже в другой населенный пункт, вам теперь не придется думать об упаковке, транспортировке и сортировке бумажных документов.

Как создается удаленный электронный архив

В удаленный электронный архив можно поместить абсолютно всю документацию, начиная с кадровых и распорядительных документов и заканчивая всевозможными каталогами, сводками, регламентами. Особое внимание уделяется:

  • ознакомлению с бумажным архивом и пожеланиями клиента;
  • сортировке и сканированию документации с внесением данных в общую базу;
  • созданию специальных меток, по которым будет происходить поиск информации;
  • согласованию всех деталей с заказчиком и при необходимости внесению корректив.

Если вам понадобится консультация по вопросам ведения удаленного электронного архива, добавления дополнительных функций, смены программного обеспечения, мы готовы ответить на интересующие вопросы и помочь. Просто позвоните нам: +7 (495) 227-04-94.

    Оставить заявку на консультацию

    Часто задаваемые вопросы

    Свяжитесь нами по телефону +7(495)227-04-94 или электронной почте info@archiv-s.ru наши специалисты рассчитают стоимость

    Да, мы даем гарантию 1 год

    До начала оказание услуг, вы вносите аванс, окончательная оплата происходит по факту. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.

    Работы могут осуществляться как на территории исполнителя так и на территории заказчика.

    Да мы оказываем как разовые услуги так и работаем на постоянной основе.