Уничтожение документов не подлежащих хранению

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документов различной важности. Именно поэтому своевременное и правильное уничтожение документов , не подлежащих хранению, является актуальным вопросом в делопроизводстве любой компании, организации.  Стоит отметить, что процесс уничтожения документов строго регламентирован законодательством РФ. Так, уничтожение документов, не подлежащих хранению, начинается с  полистного просмотра документов, который определит ценность документов,  далее  надо отобрать из них те, которые следует хранить дальше, а какие нужно уничтожить.

В результате работы определены:

  • дела постоянного хранения;
  • дела временного хранения;
  • дела, не подлежащие хранению.  

Список документов, не подлежащих хранению 

Список документов, не подлежащих хранению, должен быть утвержден руководством организации, в виде акта о выделение документов, не подлежащих хранению в некоторых ситуациях, также и вышестоящими организациями. Только после того, как  акт утверждён. документы, не подлежащие хранению, я может быть уничтожена. При этом, после уничтожения документации необходимо составить ещё один акт.

Уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено

Нужно отметить также тот факт, что уничтожение документов, срок хранения которых не истек, запрещено. Порча личных дел, отчетов может повлечь за собой материальную ответственность. В некоторых случаях предусмотрена не только административная  ответственность, но также и уголовная.

Составление акта о выделение документов к уничтожению

После выделения документов к уничтожению составленный акт рассматривается и утверждается Экспертной комиссией(ЭК) или экспертно проверочной комиссии(ЭПК),  соответствующего учреждения, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничтожить дела, включенные в акт. По утвержденным актам документы с истекшими сроками хранения,  вывозится и утилизируются.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае выделение документов к уничтожению и работа с документами не подлежащим хранением осуществляется по установленным правилам: 

Правила выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению

  •  Решение о уничтожение документов;
  •  Полистный просмотр документов;
  •  Отбор и выделение документов к уничтожению;
  •  Составление акта о выделение документов к уничтожению не подлежащих хранению;
  •  Утверждение акта о выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  •  Конфиденциальное уничтожение документов;
  •  Составление акта о том , что документы физически уничтожены.

Уничтожение документов, не подлежащих хранению, можно, конечно, произвести и самостоятельно - документацию либо сжигают, либо уничтожают с помощью шредера. Однако, первый вариант чреват проблемами с пожарной службой, второй подходит только для небольших объемов документации.

Услуги по уничтожению документов

Поэтому все большей популярностью пользуются услуги посреднических фирм, которые, кроме всего прочего, берут на себя работу по выборке необходимых документов, соблюдают правильный порядок уничтожения документов. Своевременная выборка и уничтожение документов, не подлежащих хранению, представляет собой совокупность услуг, которые способствуют оптимизации работы организации, документоведения.

Оперативное уничтожение документов

    Высококвалифицированные специалисты нашей компании в кратчайшие сроки и с максимальным качеством выполнят все поставленные перед ними задачи, в том числе, и уничтожение документов, не подлежащих хранению. Мы производим уничтожение бумажных документов любых форматов. Специалисты Компании "Архивный Сервис" проведут грамотную экспертизу ценности документации, отобрав те документы, которые должны быть уничтожены. По результатам выборки нами составляется Акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Упаковка и вывоз

  Дела, подлежащие уничтожению, упаковываются и передаются нам для утилизации. Причем и погрузка документации, и ее вывоз на уничтожение будет осуществляться строго под контролем нашего сотрудника, который отвечает за сохранность документов архива. Передача документов, подлежащих уничтожению, оформляется накладной или актом, в которой следует указать дату передачи документации, а также количество передаваемых дел. 

Обращаясь в нашу компанию, вы получаете возможность сосредоточиться на основном направлении вашего бизнеса, в то время, как наши специалисты займутся архивной работой.

 

Звоните нам по телефону: 8 (495) 227-04-94 или  info@archiv-s.ru мы поможем уничтожить документы правильно.

 


смотрите также:

Для чего нужна сшивка документов?

Оптимизация документооборота с помощью систем контроля задач

Вопрос соблюдения конфиденциальности при архивной обработке документов

Прием, передача и ведение архива электронных документов

Как составить опись документов постоянного хранения

Наши клиенты