Уничтожение кадровых документов: когда это можно делать?

Кадровые документы в большинстве своём должны храниться 50 или 75 лет, и до истечения срока хранения такие документы уничтожать нельзя — их передают в архив. Однако есть документы, срок хранения которых составляет 3 или 5 лет, по истечении которого документы подлежат уничтожению.

Положения трудового кодекса

Правила хранения кадровой документации регламентируются отдельными положениями трудового кодекса. Работодатель, согласно 87 ст., должен обеспечить сохранность личного дела работника — персональных данных, необходимых в связи со вступлением в трудовые отношения, то есть защитить документы от утраты и незаконного использования. Сроки хранения кадровых документов могут быть временными и постоянными, при этом на срок не влияет тип носителя документа и сократить предписанные законом сроки хранения нельзя. Продление срока хранения кадровых документов в определённых случаях допускается.

Уничтожение кадровых документов возможно только по истечении следующих сроков:

75 лет — для приказов по личному составу, трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам, ведомостей о тарификации, табелей и графиков работы при опасных и вредных условиях труда, личных карточек, невостребованные личные документы работников в подлинниках. Всё это касается документов, созданных до 2003 года.

Документы созданные после 2003 года

Созданные после 2003 года кадровые документы должны храниться только 50 лет (основание — Федеральный закон №43-ФЗ, вступивший в силу 13 марта 2016 года).
3 года хранятся заявления и анкеты не принятых на работу лиц. 5 лет — срок хранения приказов о командировках, ежегодных отпусках и взысканиях дисциплинарного характера.

По истечении сроков производится уничтожение документов

Заметим, что вписать дело в акт на уничтожение можно только в том случае, если его срок хранения истёк к 1 января текущего года. В акте на уничтожение указываются данные отобранных дел и номер статьи, указывающей на срок хранения согласно перечню документов. Утилизацию документов проводят или самостоятельно, или при помощи специальных архивных организаций. Обязательно составляется акт об уничтожении. Получите квалифицированную помощь по ведению архива организации и любым вопросам хранения и уничтожения кадровых документов прямо сейчас на нашем сайте.Оставить заявку на консультацию