Уничтожение кадровых документов

И вот настал сакраментальный момент – архив кадровой документации переполнен, и вы понимаете, что от лишних бумаг надо избавляться. Но не спешите рубить с плеча. 

Процесс уничтожения кадровых документов

Не такой лёгкий и быстрый, к нему нужно подходить с оглядкой. Не стоит забывать статью 13.20 КоАП РФ о нарушении правил хранения. Инспектирующая служба вправе запросить даже самые, казалось бы, старые и “пропахшие нафталином” документы. И если фирма не сможет их предоставить – придётся уплатить штраф. Больше того: если возникнет подозрение в преднамеренном сокрытии данных – дело может дойти до уголовной ответственности.
Поэтому давайте разберём, что нужно знать перед тем, как отправить бумаги на вечный покой. Итак, чтобы уничтожение кадровых документов было взвешенным и обдуманным, учтите следующие правила:

Сроки хранения

- 75-летним и 50-и летним сроком хранения  обладает трудовой договор, приказ о приёме, о переводе, об увольнении с должности, личная карточка сотрудника, его лицевой счёт и личное дело. Часть этих бумаг может представлять собой социальную или даже историческую ценность, вот почему доступ к ним должен быть открыт столь долгий срок. Ещё один важный документ, подпадающий под эту категорию, – список персонала, занятого вредным для здоровья трудом;
- 50-летним сроком хранения наделена книга учёта трудовых книжек и их вкладышей, сами трудовые книжки, дипломы и аттестаты с приложениями, свидетельства, удостоверения. То же самое касается приходно-расходной документации, а также списка льготников;
- 15-летним периодом хранения обладают протоколы аттестационных комиссий;
- 5 лет хранится штатное расписание, приказ об отпуске, договор о возложении на сотрудника материальной ответственности, графики смен, данные о командировочных удостоверениях;
- 1 год хранятся резюме и рекомендательные письма тех лиц, что не были приняты на работу. То же касается их заявлений, анкет и автобиографий. Столько же должен сохраняться и график отпусков сотрудников.

Уничтожение

Ну что ж, сроки хранения определены, теперь можно взяться за уничтожение кадровых документов. С этой целью руководитель нанимает архивистов. Именно они определят ценность каждого документа и выделят бумаги с истёкшим периодом хранения. И лишь затем можно приступать к физическому уничтожению кадровых документов, составив об этом специальный акт. Помните: лишние бумаги не могут уничтожаться как мусор или применяться для хозяйственных нужд. Лучше измельчить их на шредере или поручить уничтожение надёжной сторонней фирме.

смотрите также:

Профессиональная передача документов при реорганизации

Обращение к архивариусам - возможность сократить расходы компании

Перевод архива в электронный вид, внедрение соответствующего программного обеспечения

Почему лучше доверять обработку архива профессионалам

Наполнение электронного архива документами

Наши клиенты