Уничтожение кадровых документов

И вот настал сакраментальный момент – архив кадровой документации переполнен, и вы понимаете, что от лишних бумаг надо избавляться. Но не спешите рубить с плеча. 

Процесс уничтожения кадровых документов

Не такой лёгкий и быстрый, к нему нужно подходить с оглядкой. Не стоит забывать статью 13.20 КоАП РФ о нарушении правил хранения. Инспектирующая служба вправе запросить даже самые, казалось бы, старые и “пропахшие нафталином” документы. И если фирма не сможет их предоставить – придётся уплатить штраф. Больше того: если возникнет подозрение в преднамеренном сокрытии данных – дело может дойти до уголовной ответственности.
Поэтому давайте разберём, что нужно знать перед тем, как отправить бумаги на вечный покой. Итак, чтобы уничтожение кадровых документов было взвешенным и обдуманным, учтите следующие правила:

Сроки хранения

- 75-летним и 50-и летним сроком хранения  обладает трудовой договор, приказ о приёме, о переводе, об увольнении с должности, личная карточка сотрудника, его лицевой счёт и личное дело. Часть этих бумаг может представлять собой социальную или даже историческую ценность, вот почему доступ к ним должен быть открыт столь долгий срок. Ещё один важный документ, подпадающий под эту категорию, – список персонала, занятого вредным для здоровья трудом;
- 50-летним сроком хранения наделена книга учёта трудовых книжек и их вкладышей, сами трудовые книжки, дипломы и аттестаты с приложениями, свидетельства, удостоверения. То же самое касается приходно-расходной документации, а также списка льготников;
- 15-летним периодом хранения обладают протоколы аттестационных комиссий;
- 5 лет хранится штатное расписание, приказ об отпуске, договор о возложении на сотрудника материальной ответственности, графики смен, данные о командировочных удостоверениях;
- 1 год хранятся резюме и рекомендательные письма тех лиц, что не были приняты на работу. То же касается их заявлений, анкет и автобиографий. Столько же должен сохраняться и график отпусков сотрудников.

Уничтожение

Ну что ж, сроки хранения определены, теперь можно взяться за уничтожение кадровых документов. С этой целью руководитель нанимает архивистов. Именно они определят ценность каждого документа и выделят бумаги с истёкшим периодом хранения. И лишь затем можно приступать к физическому уничтожению кадровых документов, составив об этом специальный акт. Помните: лишние бумаги не могут уничтожаться как мусор или применяться для хозяйственных нужд. Лучше измельчить их на шредере или поручить уничтожение надёжной сторонней фирме.

Оставить заявку на консультацию

Часто задаваемые вопросы

Свяжитесь нами по телефону +7(495)227-04-94 или электронной почте info@archiv-s.ru наши специалисты рассчитают стоимость
Да, мы даем гарантию 1 год
До начала оказание услуг, вы вносите аванс, окончательная оплата происходит по факту. В особых случаях, возможна оплата по факту работ без внесения авансового платежа.
Работы могут осуществляться как на территории исполнителя так и на территории заказчика.
Да мы оказываем как разовые услуги так и работаем на постоянной основе.

Читайте так же