Уничтожение конфиденциальных документов

Документ, содержащий сведения конфиденциального характера, попавший в руки конкурентов, может нанести огромный ущерб предприятию.  Причиной утечки информации могут стать копии и черновики документов, выброшенные в корзину для бумаг, небрежно разбросанные на рабочих столах, и даже неправильное уничтожение конфиденциальных документов.

Порядок уничтожения конфиденциальных документов

После проведения экспертизы ценности документов и выделения дел с истекшим сроком хранения комиссии в составе не менее трех человек принимает решение об уничтожение дел. Члены экспертной комиссии утверждают каталожный перечень и рассматривают каждый документ на основании его значимости. В соответствии с этим принимается решение о его ликвидации, при этом дела, выделенные к уничтожению, формируются в отдельный блок, который необходимо опечатать.

Проверка уничтожаемых документов

Перед уничтожением документы распечатываются и проверяются на предмет соответствия перечню.Необходимо внимательно проверить номера, количество страниц и приложений, дополнительные рисунки, схемы и вклейки.

Акт уничтожения

После того как уничтожение было завершено, нужно составить акт уничтожения секретных документов на отдельном листе бумаги (1 экземпляр) для подшивки в папки строгой отчетности или нужно сделать запись в книге учета.

Способ уничтожения документов 

Уничтожение конфиденциальных документов производится путем, измельчения на кусочки размером не более 2,5 кв. см на промышленном шредере. Документы, содержащие конфиденциальную информацию, уничтожаются только  в присутствии представителей клиента.

Сохранение конфиденциальности

При уничтожении конфиденциальных документов  мы полностью исключаем возможность ознакомления посторонних лиц с уничтожаемыми документами, неполного уничтожения документов, позволяющего восстановить их содержание.

 

Подробнее узнать о порядке уничтожения конфиденциальных документов вы можете у специалистов ООО "Архивный Сервис"

смотрите также:

Разработка положений и инструкции об электронном архиве

Информационные системы ведения электронных архивов организации

Обработка бухгалтерских документов с помощью архивистов

Поточное сканирование документов

Оптимизация документооборота с помощью систем контроля задач